Determinarea cerințelor sistemului informațional

DETERMINAREA CERINTELOR SISTEMULUI INFORMATIONAL

-evaluarea sistemului-

Analiza: este activitatea prin care se realizeaza cunoasterea sistemului ezxistent si a cerintelor de informatiiale sistemului de conducere.

In aceasta faza, legat de structura sistemului, analistul de sistem trebuie sa cunoasca:

• Elementele sistemului si legaturile dintre ele

• Intrarile/iesirile informationale ale sistemului

• Procesele de transformare a intrarilor in iesiri (informationale)

• Functiile de transfer(trecerea unei stari a sistemului in alta).

Obiectivele documentarii asupra sistemului existent pot fi concretizate in:

• Proiectarea unui model al sistemului cu ajutorul caruia sa se simuleze functionarea sistemului real

• Proiectarea unui model care sa inlocuiasca modelul sistemului existent, avand performante mai ridicate

• Proiectarea unui sistem rational care cu aceleasi intrari realizeaza aceleasi iesiri dar cu o structura mai simpla sau care simplifica intrarile si iesirile.

Documentarea- consta in respectarea urmatoarelor principii de ordin general:

• Sa nu acceptam nimic cu adevarat decat ceea ce stim in mod evident ca este

• Sa divizam fiecare dificultate in atatea parti in cate se poate si cate ar fi necesare pentru a o intelege si rezolva mai usor

• Sa incepem intotdeauna de la cele mai simple si mai usoare lucruri facand din acestea un mijloc pentru a le intelege si rezolva pe cele mai complexe

• Sa face, peste tot enumerari atat de complete si revederi atat de generale incat sa avem siguranta ca nu ne-a scapt nimic.

Tipuri de date ce trebuie colectate

In procesul de cunoastere a sistemului analizat, tipurile de date au un rol deosebit. De regula, trebuie pastrata o gradatie fireasca a importantei datelor pentru procesul de cunoastere.

Prezentam in continuare cateva tipuri de date ordonate dupa importanta lor:

Date despre unitatea economica

• Structura organizationala

• Profilul si obiectivele unitatii

• Locul in ramura

• Specificul activitatii de baza

• Principalii indicatori economici si evolutia lor

• Evolutia in perspectiva a unitatii

Date despre domeniul ce se analizeaza

a. date cantitative-sunt specifice activitatii (de ex: programarea productiei- nr.sectii de productie, capacitati de productie, nr.produse, nr.personal direct productiv, nr. Comenzi/produse pe comenzi etc.)

b. date legate de descrierea sistemului

-date din sistemul operational privind selecatrea, masurarea si inregistrarea datelor

-date asupra documentelor (identificarea documentelor, emitentii si utilizatorii documentelor, legaturile dintre documente si circuitele acestora de la generarea pana la arhivarea lor, frecventa si volumul lor, operatii efectuate asupra documentelor etc.)

-date asupra informatiilor ( cine le genereaza, cine le solicita, utilitatea lor, caracteristicile informatiilor, nivelul la care ajung informatiile si se iau deciziile, cum se transmit informatiile/deciziile, cum este asigurat controlul, cum este asigurata prevenirea dereglarilor, cum este asigurata desfasurarea activitatii in cazul aparitiei dereglarilor.

-date asupra executantilor- pregatire, competente , responsabilitati, retributie, gradul absenteism si fluctuatii

-date asupra compartimentelor implkicate in domeniul analizat-organigramele reale, ROF, sarcini responsabilitati, procese desfasurate la nivelul fiecarui departament

-date asupra solutiilor posibile-parerile operatorilor, propuneri:eliminare,combinare, simplificare, facut in alta parte sau altfel

c. Date statistice- se refera la particularitatile sistemului analizat

-date privitoare la an umite fapte si frecventa cu care se repeta acestea

-date privind dinamica realizarii indicatorilor tehnico-econimici

d. Date asupra volumului de munca

-ciclul activitatii

-frecventa actvitatii, documentelor si operatiilor, volumul de munca consumat pentru generarea, utilizarea, transmiterea si stocarea documentelor

e.Date asupra locului de munca

-birou/compartiment

-intreprindere

-conditii demunca

-climat fizic si psihologic

f.Ddate cu privire la aspectele neobisnuite aparute in sistem.

3.1. METODE TRADITIONALE DE DETERMINARE A CERINTELOR SISTEMULUI

Metodele traditionale de colectare a cerintelor sistemului sunt urmatoarele:

• interviuri individuale

• anchete realizare prin chestionare

• intervievarea grupurilor de oameni cu interese comune

• observarea personalului in momente bine definite pentru a vede modul in care sunt folosite informatiile pentru exercitarea sarcinilor de serviciu

• studierea documentatiei firmei pentru a se cunoaste continutul rapoartelor, al politicilor, al regulamentelor, precum si directiile spre care se indreapta prelucrarea datelor.

Intervievarea

Formularea de intrebari si obtinerea de raspunsuri constituie procesele de intervievare.

Scopurile interviurilor sunt urmatoarele:

• oferirea de informatii-sunt interviurile folosite pentru orientarea angajatilor sau a membrilor organizatiilor sau pentru formarea, instruirea sau antrenarea lor intr-o anumita activitate

• colectarea de informatii- interviuri destinate obtinerii datelor despre fapte, opinii, sentimente, atituduni, motivarea unor actiuni sau tendinte comportamentale