Planificare și Organizarea a unui Eveniment în Turism

INTRODUCERE

Ce reprezintă termenul „meeting”?

În practică utilizăm o serie de termeni: întrunire, expoziţii, simpozioane, congrese, evenimente sau convenţii.

- De ce utilizăm în mod diferenţiat aceşti termeni?

- Care este relevanţa evenimentelor pe care le semnifică în activitatea economică?

- Sunt ele, de fapt, unul şi acelaşi lucru sau sunt chestiuni diferite, care sunt diferenţele dintre ele şi de ce vorbim despre aceste diferenţe?

Când abordăm aceste subiecte, în mod practic, facem referire la un domeniu pe care îl denumim generic MEEC (meetings, expositions, events and conventions).

Iniţiativa APEX propune definiţia termenului „meeting” în varianta ansamblului activităţilor cu scop economic, educaţional sau social. Asociaţiile utilizează în mod frecvent termenul pentru a desemna o combinaţie între acţiuni educaţionale şi expoziţii. În această categorie includem seminarii, forumuri, simpozioane, conferinţe, workshopuri, etc.

Dacă am încerca o definiţie în sistemul online, ar arăta cam aşa:

Termen: meeting

Funcţie sintactică: substantiv

Definiţie: a întruni

Termeni sinonimi: audienţă, ansamblu, adunare, competiţie, conferinţă, congres,

congregaţie, confruntare, întrunire, introducere, întâlnire,

rendezvous, reuniune, sesiune, discuţie

Concept: acţiune de afaceri

Cu alte cuvinte, atunci când adunăm doi sau mai mulţi oameni în acelaşi loc vorbim de „meeting”. Putem vorbi de o participare numeroasă, de ordinul sutelor sau chiar, deşi mai rar, de ordinul miilor de persoane. Dacă această întrunire presupune şi expunerea unor materiale, atunci ne referim la un târg sau la o expoziţie, având deci o componentă legată de expunere.

În continuare sunt prezentate definiţiile celor mai importante concepte utilizate.

Meeting. Un eveniment a cărei principală activitate este participarea invitaţilor la sesiuni cu scop educaţional, la discuţii, pentru a socializa sau pentru a participa la diferite evenimente organizate cu acel prilej. Nu are componentă expoziţională.

Convenţie. Un eveniment a cărei principală activitate constă în participarea invitaţilor la diferite sesiuni educaţionale, participarea la întruniri/discuţii, pt. a socializa sau pentru a participa la alte acţiuni organizate cu ocazia evenimentului. Are o componentă expoziţională secundară.

Târg expoziţional(Exhibition). (1) Un eveniment a cărei principală activitate constă în vizitarea de către participanţi a raioanelor concepute în acest scop. Aceste evenimente se axează, în principal, pe relaţia business-to-business (B-to-B). (2) Mai poate include şi expunere de produse şi materiale promoţionale ca expresie a acţiunilor de public relations, cu scopuri de vânzăre şi/sau de marketing; din acest punct de vedere se identifică cu expoziţiile şi Trade Show.

Trade Show. O expunere de produse şi servicii care se adresează unei anumite clientele şi nu este deschisă către public.

Expoziţie (Exposition). O expunere de produse şi servicii.

Seminar. (1) O prezentare sau un dialog care permite invitaţilor să facă schimb de idei într-un anumit domeniu de specializare, cu moderarea efectuată de către un expert în domeniu care conduce aceste discuţii. (2) Un „meeting” sau o serie de „meetinguri” la care participă zece sau mai mulţi specialişti care au preocupări diferite dar care au un interes comun şi care se află laolaltă pentru a dobândi cunăştinţe noi Programul seminarului este astfel conceput încât să asigure perfecţioarea participanţilor.

Workshop. (1) O întrunire a unui număr de persoane care participă la discuţii intense. Au fost concepute cu scopul de a reuni şi schimba păreri diferite într-o anumită disciplină sau pe un anumit subiect. (2) O sesiune publică şi informală de discuţii libere care se organizează între sesiuni plenare sau comisii ale congreselor sau conferinţelor, sau asupra unui subiect ales de participanţi, sau asupra unei probleme speciale alese de organizatori. (3) O sesiune de training la care participanţii, în primul rând prin intermediul exerciţiilor, îşi dezvoltă abilităţi sau capătă cunoştinţe într-un anumit domeniu.

Conferinţă. (1) O întrunire participativă organizată pentru a asigura un cadru pentru discuţii, găsirea unor soluţii, rezolvarea unor probleme sau consultare. (2) un eveniment organizat de o organizaţie pentru a descoperi şi schimba opinii, pentru a transmite un mesaj, pentru a deschide o dezbatere sau pentru a face publicitate unor puncte de vedere pe o anumită problemă. Organizarea de conferinţe nu impune nici existenţa unei tradiţii, nici continuitate sau periodicitate. Deşi nu are limită de timp, în general are o durată scurtă şi obiective clar formulate. De asemenea este un eveniment organizat la o scară mai mică în raport cu congresul.