Gestiunea stocurilor unei SC într-o bază de date în Microsoft Access

Introducere

Sistemul informatic este definit ca ansamblul de metode şi mijloace care asigură preluarea datelor, transformarea lor în informaţie, prelucrarea sistematică a acesteia prin utilizarea tehnicii de calcul şi furnizarea rezultatelor prelucrării sub formă de informaţie interpretabilă.

Indiferent de domeniul de activitate, bazele de date reprezintă un suport indispensabil al sistemelor informatice. S-a constatat că rezultatele cercetării în domeniul bazelor de date au avut un impact major asupra întregii activităţi economice şi sociale, modificând esenţial modul de operare al organizaţiilor. Astfel, bazele de date, prin evoluţia lor, au determinat progrese fundamentale în sistemele de comunicaţii, transport şi logistică, gestiunea financiară, aplicaţii civile şi din domeniul apărării.

Bazele de date constituie structuri ale informaţiei, accesibile cu ajutorul calculatorului, care oferă avantajul stocării unei cantităţi mari de date, date care pot fi cu uşurinţă accesate de mai mulţi utilizatori.

Din această categorie face parte şi produsul Microsoft Access al firmei Microsoft şi constituie un instrument simplu şi eficace în implementarea şi exploatarea unei baze de date. Făcând parte din pachetul Microsoft Office, Access permite comunicarea cu celelalte programe ale pachetului (Word, Excel, PowerPoint) şi de asemenea oferă posibilitatea comunicării directe cu serviciul Internet. De asemenea, programul permite accesarea informaţiilor din baza de date şi prin intermediul limbajului SQL.

Aplicaţia proiectului tratează gestiunea unei societăţi comerciale care are ca obiect de activitate către clienţi a materialelor din lemn şi pvc. Societatea se aprovizionează de la diverşi furnizori, care în funcţie de cantitatea comandată fac periodic reduceri de preţuri Se urmăresc atât furnizorii care furnizează produsele şi modul de plată către aceştia, cât şi modul de desfacere a produselor.

Informatizarea întregii activităţi presupune culegerea datelor, întocmirea automată a listelor de preţ care includ actualizări de preţ şi vizualizarea diferitelor date statistice care reflectă activitatea societăţii.

Lucrarea a fost împărţită în trei părţi:

Prima parte cuprinde câteva consideraţii asupra contabilităţii de gestiune. Sunt reflectate conceptele şi obiectivele contabilităţii de gestiune, funcţiile si rolul contabilităţii

de gestiune si calculaţia costurilor, Raportul dintre contabilitatea financiara si contabilitatea de gestiune.

Partea a doua prezintă conceptele de bază referitoare la sistemele de gestiune a bazelor de date şi în special a sistemului de gestiune Access.

Partea a treia are în vedere etapele necesare a fi parcurse în realizarea unei aplicaţii concrete şi prezentarea unui studiu de caz ca o exemplificare a proiectării şi realizării unui program de gestiune bazelor de date, concret a materialelor dintr-o societate comercială.

Programul de gestiune a materialelor din societatea comercială, pe lângă aspectul practic, urmăreşte şi atingerea principalelor facilităţi şi obiecte puse la dispoziţie de programul Access. Astfel programul, prin interfaţa cu utilizatorul, cuprinde toate tipurile de obiecte ce fac parte dintr-o bază de date Access, modul de accesare a acestora şi caracterul practic al acestora.

I. Consideraţii generale privind stocurile de resurse materiale ale organizaţiei

1. Definirea stocurilor organizaţiilor

Stocurile reprezintă cantităţi de materiale care se acumulează în depozitele şi magaziile agentilor economici, firmelor, într-un anumit volum, pe o perioadă determinată, cu un scop bine precizat, reprezentând rezultatul activităţii de asigurare materială şi desfacere.

Într-o altă abordare, ce doreşte să surprindă mai bine rolul îndeplinit de stocuri, acestea pot fi considerate cantităţi fizice de materiale, necesare fiecărei faze a ciclului de exploatare, pentru a asigura desfăşurarea continuă şi ritmică a activităţii de exploatare.

Scopul formării stocurilor este diferit:

-guvernul constituie stocuri sub forma rezervei pentru a pune economia naţională la adapost de influenţa factorilor perturbatori ce pot să apară;

-organizaţiile formează stocuri de resurse materiale pentru alimentarea continuă a locurilor de consum în vederea unei bune desfăşurări a proceselor de exploatare.

Managementul stocurilor asigură alimentarea continuă a procesului de producţie cu resurse materiale necesare, asigură existenţa acestora în depozitele agentului economic, acumularea lor, astfel încât la primirea comenzii să poată deservi imediat locurile de consum.

Stocurile îndeplinesc în principal două funcţii generice:

-funcţia de regularizare, prin intermediul cărei se realizează absorbţia decalajelor între fluxul de vânzare şi cel de reasigurare, între vânzare şi consum pe de o parte, şi între producere şi achiziţie pe de altă parte. Aceste acţiuni se realizează în ritmuri şi cu intensităţi diferite, fiind deci necesară armonizarea lor. Din acest punct de vedere, stocurile au rol de tampon.