Îmbunătățirea calității în departamentul central de coordonare și control permise de muncă

SCURTA PREZENTARE A ORGANIZATIEI

Departamentul Central de Coordonare si Control PTW (Permit To Work-Permise de Munca), prescurtat DCCCPM este un serviciu independent infiintat sub umbrela Departamentului de Pregatire si Punere in Functiune (PC&C) a proiectului BTIP ( BONNY Terminal Integration Project), proiect de investitie majora a Shell-ului ce urmareste modernizarea si ridicarea capacitatii de operare a unui terminal petrolier vechi de mai bine de 60 de ani. Dezvoltarea proiectului implica activitati majore de constructie care au loc in cadrul si in jurul terminalului existent, fara a opri procesele si productia acestuia. De aceea, este necesar ca toate operatiile de constructie, pregatire si punere in folosinta sa se desfasoare intr-un cadru logic si perfect organizat pentru a evita accidentele ce pot apare intre doua sau mai multe activitati concurente si totodata evitarea opririi productiei.

Aceasta coordonare se face la nivelul serviciului mai sus mentionat, iar sistemul pe care se bazeaza este sistemul de permise de munca. Acest sistem nu are ca scop furnizarea vizelor de munca, ci este un sistem de control al riscurilor in siguranta si protectia muncii cu scopul de a evita accidentele de munca, ranirile si pierderile materiale ce pot interveni in cadrul muncii.

Rolurile indeplinite de organizatie in cadrul proiectului sunt multiple. Enumeram cateva dintre ele:

• Administreaza sistemul de premise de munca;

• Inregistreaza permisele de munca in sistemul OPTICS (Online Permit To Work Implementation Control System);

• Se asigura ca toate santierele sa adere la sistemul de premise de munca;

• Furnizeaza un nivel superior de siguranta si securitate in munca in cazul operatiilor concurente, astfel incat sa nu se creeze accidente in munca;

• Organizatia este imputernicita sa opreasca orice activitate care pune in pericol siguranta si securitatea in munca prin retinerea permiselor de munca;

• Fac munca de documentare inainte ca un permis de munca sa fie aprobat, verificand toate documentele;

• Monitorizeaza traficul in conjunctie cu permisele de munca, in scopul de a nu bloca interventia pompierilor, ambulatelor etc atunci cand un accident se intampla.;

Asadar, activitatea DCCCPM tine si de protectia si siguranta in munca fara a fi insa departamentul responsabil cu aceasta misiune. Sistemul de permise de munca este unul din instrumentele sigurantei si protectiei in munca. In ciuda acestui fapt DCCCPM trage dupa el intreaga activitate de acest tip din proiect. Echipa sa este recunoscuta ca deosebit de reactiva si focalizata pe standarde de siguranta. Surprinzator, aceasta rigiditate a atras unele plangeri din partea contractorului principal HHI (Hyundai Heavy Industry- Hyundai Industrie Grea), dar nicidecum pe linia sigurantei si protectiei in munca, ci pe intarzierile de procesare a permiselor de munca. Trebuie spus aici, ca in acest proiect (BTIP), procedura de coordonare a permiselor de munca cuantifica durata procesarii unui permis la maximum 48 ore din momentul inregistrarii cererii pana la emiterea permisului aprobat. Daca apar intarzierii fara a se putea furniza un motiv pertinent si onest, Hyundai este imputernicit sa ceara penalitati. Acest fapt a adus in prim plan necesitatea identificarii problemelor ce afecteaza imaginea si activitatea DCCCPM-ului.

DEFINIREA PROIECTULUI

TIPURI DE PROBLEME EXISTENTE IN ORGANIZATIE

In urma unei analize a problemelor legate de calitate si a plangerilor facute de catre Hyundai in cadrul organizatiei studiate, s-au identificat urmatoarele probleme:

1. Utilitatea scazuta a sistemului OPTICS (Online Permit To Work Implementation Control System) de inregistrare permise;

2. Intarzieri in procesarea unui permis de munca fata de termenii procedurali (max. 48 ore);

3. Dificultatea stabilirii unui parteneriat de incredere cu contractorul principal al lucrarilor (Hyundai Heavy Industry);

4. Modificarea frecventa a tintelor urmarite prin abandonarea celor focalizate anterior;

5. Dezechilibru in echipa prin lipsa de motivare a unui procent din personal.

MATRICEA DE EVALUARE A ALTERNATIVELOR

Cu ajutorul matricei de evaluare a alternativelor s-au evaluat problemele care ar putea genera proiecte de imbunatatire. Pentru evaluare au fost utilizate urmatoarele criterii:

1.Cronicitatea - Proiectul trebuie sa corecteze o problema care apare frecvent, nu una recenta.

2.Importanta – Dupa finalizarea proiectului, trebuie sa apara rezultate evidente care sa justifice efortul.

3.Durata – Proiectele trebuie sa aiba o durata mai mica de un an.

4.Masura impactului potential – Impactul trebuie sa poata fi masurat. Masuri posibile includ potentialul proiectului pentru:

• Pastrarea clientilor vechi si atragerea altora noi;

• Reducerea costului non-calitatii;

• Cresterea satisfactiei angajatilor;

• Obtinerea de beneficii pentru investitia realizata.

5.Urgenta – Un proiect poate fi urgent daca abordeaza probleme care fac organizatia vulnerabila in fata concurentei.

6.Risc – Daca sunt riscuri cunoscute sau potentiale, este probabil ca proiectul sa dureze, sau chiar sa nu obtina rezultatele preconizate.

7.Rezistenta posibila la schimbare – Este bine sa alegem proiectul care probabil va intampina cea mai redusa rezistenta.

8.Proiectul trebuie sa reuseasca – Primele proiecte ofera oportunitati de a invata si adapta procesul de imbunatatire a calitatii. Din acest motiv, nu trebuie sa existe obstacole in calea rezultatelor positive.

9.Problema trebuie sa fie masurabila – Nici un proiect nu va fi demarat, atata timp cat nu dispunem de datele necesare.