Structura organizatorică a Hotelului Sinaia

1. DEFINIREA SI IMPORTANTA STRUCTURII ORGANIZATORICE

Principala expresie a organizarii structurale o constituie structura organizatorica.

Structura organizatorica a firmei reprezinta ansamblul persoanelor, al subdiviziunilor organizatorice si al relatiilor dintre acestea, astfel constituite si reglementate încât sa asigure premisele organizatorice necesare obtinerii performantelor dorite.

În cadrul structurii organizatorice a firmei deosebim doua componente principale:

• structura manageriala;

• structura de productie.

Structura manageriala reprezinta ansamblul managerilor de nivel superior si al subdiviziunilor organizatorice prin ale caror decizii si actiuni se asigura conditiile manageriale, economice, tehnice, de personal, etc. necesare desfasurarii activitatii firmei. Structura manageriala este formata din organismele de management participativ, managerul general si adjunctii sai, compartimentele functionale si de conceptie constructiva si tehnologica.

Structura de productie este alcatuita din totalitatea subdiviziunilor organizatorice ale firmei, în cadrul carora se desfasora activitatile operationale, în principal de productie. Structura organizatorica a firmei este expresia resurselor umane, materiale, financiare si informationale incorporate si a caracteristicilor mediului în care acestea îsi desfasoara activitatile. Analitic, elementele endogene si exogene firmei, care se refera la caracteristicile organizarii structurale, pot fi individualizate sub forma variabilelor organizationale.

Pentru împărţirea unei organizaţii în grupuri sau unităţi de muncă, trebuie să se ţină cont de faptul că este importantă gruparea oamenilor în aşa fel încât să fie asigurate comunicarea, coordonarea şi cooperarea dintre oameni şi împărtăşirea unor obiective şi resurse comune.

2. TIPOLOGIE

Literatura de specialitate indică următoarele moduri de formare a grupurilor (H. Mintzberg):

1. Gruparea după cunoştinţe sau abilităţi. Majoritatea universităţilor sunt organizate după arii disciplinare. Funcţiile universitare sunt diferenţiate după nivelul de cunoştinţe (de la preparatori până la profesori universitari). Un alt gen de organizaţii astfel grupate sunt spitalele.

2. Gruparea după procese de muncă şi funcţii (Organizarea funcţională). Majoritatea organizaţiilor care realizează producţie sunt organizate în acest mod. Un număr de oameni sunt implicaţi în producţie, alţii în cercetare şi dezvoltare, alţii în vânzări sau marketing, alţii în finanţe şi contabilitate, şi alţii în funcţiile legate de personal.

3. Gruparea în funcţie de timp. Uneori oamenii sunt grupaţi după perioada în care lucrează (schimburi). Acest mod de grupare poate fi folosit în corelare cu procesele de muncă şi funcţiile.

4. Gruparea după produs sau rezultat. Astfel sunt formate unităţi pe baza produsului sau serviciului rezultat.

5. Gruparea în funcţie de client. Unele organizaţii formează grupuri care se orientează către diferite categorii de clienţi.

6. Gruparea în funcţie de loc. Acest lucru înseamnă de obicei că sunt formate unităţi în acord cu aria geografică pe care o deservesc sau în care sunt localizate.

Factorii esenţiali în proiectarea unei organizaţii sunt următorii:

Sarcinile individuale. Unitatea de bază în orice organizaţie o reprezintă sarcina individuală. Sarcinile sunt determinate în urma analizării funcţiilor necesare operării afacerii. O sarcină este de obicei îndeplinită de un individ, dar unele organizaţii privesc sarcinile ca responsabilitate a unei echipe.

În organizaţiile tradiţionale sarcinile individuale sunt îndeplinite de indivizi, care formează o echipă, o secţie sau un departament.

Departamentele. Pe măsură ce o organizaţie se dezvoltă, sarcinile individuale sunt grupate în subunităţi sau departamente. Stabilirea numărului de departamente reprezintă o decizie organizaţională importantă.

În unele organizaţii există posibilitatea organizării departamentelor în jurul unor elemente comune. Diferitele sarcini individuale pot fi împărţite după funcţie, după locaţie, după produs, după consumator sau după alte dimensiuni. Departamentele pot fi create de asemenea în funcţie de o dimensiune centrală (de exemplu, după funcţie) şi apoi să se structureze celelalte unităţi după o altă dimensiune (produs, locaţie sau consumator).

Ideea centrală este aceea că structura creată trebuie să repartizeze oamenii şi sarcinile în aşa fel încât să fie asigurate comunicarea, cooperarea, îndeplinirea sarcinilor, distribuirea resurselor şi luarea de decizii în modul cel mai eficace cu putinţă.

Plecând de la ideea că organizaţiile care realizează produse diferite sunt organizate şi conduse în mod diferit, P.R. Lawrence şi J.W. Lorsch au creat modelul diferenţiere-integrare al organizaţiilor. Ei au observat că nu numai companiile care realizează produse diferite trebuie să fie organizate în mod diferit, ci chiar subunităţile sau departamentele din cadrul aceleiaşi companii au sarcini, obiective, oameni şi termene diferite şi trebuie deci să fie organizate şi conduse în moduri diferite. Diferenţierea dintr-o organizaţie trebuie să fie planificată. Aceste unităţi diferite au însă caracteristici unice, şi ar trebui să fie integrate pentru a coopera în vederea atingerii obiectivelor organizaţionale.

Este o provocare pentru organizaţie să permită diferenţierea necesară în condiţiile integrării. Unele organizaţii creează comitete responsabile cu asigurarea integrării departamentelor, care sunt alcătuite din reprezentanţi ai fiecărui departament, în timp ce alte organizaţii angajează o persoană responsabilă cu coordonarea, şi care trebuie să contacteze diferitele unităţi şi să creeze legături între ele.

Uneori modul în care o organizaţie a fost proiectată nu mai este adecvat, adică nu permite rezolvarea unor probleme neprevăzute, motiv pentru care sunt create unităţi sau mecanisme cu caracter temporar. Cel mai des sunt utilizate echipele dedicate unei sarcini (task force) şi comitetul, termeni confundaţi adesea. Echipele dedicate unei sarcini se referă la un număr de oameni cărora li se atribuie îndeplinirea unei sarcini pe o anumită perioadă de timp. Un comitet poate fi creat pe o perioadă mai lungă de timp pentru a se ocupa de probleme recurente. Unele organizaţii au comitete permanente a căror responsabilitate este rezolvarea unor probleme care apar în mod obişnuit.

Un alt mod de a reproiecta o organizaţie îl reprezintă descentralizarea sa prin mutarea autorităţii şi responsabilităţii către baza organizaţiei, în aşa fel încât activităţile desfăşurate de ocupanţii posturilor de conducere să fie mai aproape de nivelele operaţionale.