Caracteristicile sistemului organizatoric în organizații

Nevoia de organizare apare la fiecare pas, peste tot în univers, deci atât în viaţa particulară cât şi în cea organizaţională. Cu cât procesul schimbării este stăpânit cu atât organizaţia este mai competitivă, deci dispune de un management performant, având astfel posibilitatea şi capacitatea de a se dezvolta continuu pe multiple planuri.

În general, se consideră că o activitate oarecare este organizată atunci când elementele sale de factură umană sau materială sunt dispuse astfel încât să fie în măsură să îndeplinească diverse funcţii.

Ansamblul elementelor de tip organizatoric ce asigură cadrul, divizarea,combinarea şi funcţionalitatea proceselor de muncă în vederea realizării obiectivelor previzionate.

Forme de organizare:

a. Formală – ansamblul elementelor organizatorice din cadrul firmei, stabilite de top management prin ROF, organigrame, descrieri de funcţii şi posturi, precum şi alte documente organizatorice. Rezultatul organizării formale este structura organizatorică, ale cărei principale componente sunt: postul, funcţia, ponderea ierarhică, nivelul ierarhic, compartimenul şi relaţiile organizatorice. Din punct de vedere procesual, are drept conţinut: funcţiunile, activităţile, atribuţiile şi sarcinile.

b. Informală – totalitatea elementelor cu caracter organizatoric şi a relaţiilor umane care se manifestă spontan şi natural între componenţii firmei. Principalele componente: grupul informal, normele de conduit ale grupului, relaţiile informale, rolul informal şi liderul informal al grupului.

Componentele structurii organizatorice

a. Structura de producţie şi concepţie – ansamblul subdiviziunilor organizatorice, managerilor şi angajaţilor care desfăşoară nemijlocit activităţi productive.

b. Structura funcţională – ansamblul subdiviziunilor organizatorice (compartimente, servicii, birouri), managerilor şi angajaţilor care desfăşoară activităţi cu caracter funcţional.

Componentele primare ale S.O.:

- Postul

- Funcţia

- Ponderea ierarhică

- Nivelul ierarhic

- Compartimentul

- Relaţiile organizatorice

1. Postul

Ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor care revin spre exercitare unui angajat al organizatiei.

Componentele postului: obiective, sarcini, competenţe şi responsabilităţi

- Obiectivele (denumite obiective individuale) – definirea cantitativă şi calitativă a scopurilor avute în vedere prin crearea acestuia. Pentru îndeplinirea obiectivelor individuale, titularului de post îi sunt atribuite anumite sarcini.

- Competenţa – este de doă tipuri: formală şi profesională

a. Competenţa sau autoritatea formală – reprezintă limitele în cadrul cărora titularul de post are dreptul de a acţiona în vederea realizării obiectivelor individuale şi sarcinilor atribuite.

b. Competenţa sau autoritatea profesională – exprimată prin nivelul de pregătire şi experienţă de care dispun şi prin care dobândesc recunoaşterea meritelor şi a contribuţiilor personale, atât din partea şefilor cât şi a celorlalţi membri ai firmei.

- Responsabilitatea – obligaţia titularului de post de a îndeplini sarcinile ce derivă din obiectivele postului respectiv.

2. Funcţia

Totalitatea posturilor care au aceleaşi caracteristici principale.

• Posturi, funcţii de conducere – pondere ridicată a sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor, ce implică exercitarea funcţiilor managementului şi adoptarea de decizii;

• Posturi, funcţii de execuţie – în componenţa cărora se regăsesc sarcini, competenţe şi responsabilităţi a căror îndeplinire presupune operaţionalizarea deciziilor emise de titularii posturilor de conducere.

• Compartimentul

Ansamblul persoanelor care desfăşoară activităţi omogene şi/sau complementare care contribuie la realizarea aceloraşi obiective derivate şi care sunt subordonate nemijlocit aceluiaşi manager.

Tipuri:

- Operaţionale – contribuie nemijlocit la realizarea obiectivelor derivate şi fundamentale ale firmei, în cadrul lor se obţin produse sau componente ale acestora;

- Funcţionale – prin intermediul lor se fundamentează deciziile manageriale (servicii, birouri care elaborează strategii pe domenii sau strategii globale).

3. Ponderea ierarhică

Numărul de persoane conduse nemijlocit de un manager.

Deficienţe:

- Supradimensionarea – crează dificultăţi în exercitarea funcţiilor de coordonare şi control;

- Subdimensionarea – determină creşterea nejustificată a posturilor de conducere şi implicit creşterea costului structurii organizatorice.

4. Nivelul ierarhic

Totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeaşi distanţă faţă de nivelul superior al firmei.

5. Relaţiile organizatorice

Raporturile care se stabilesc între subdiviziunile organizatorice, instituite prin reglementări oficiale.

Tipuri de relaţii organizatorice:

1. Relaţii de autoritate: ierarhice, funcţionale, de stat major;

2. Relaţii de cooperare;

3. Relaţii de control.

Sunt identificate de unii specialişti şi relaţii de reprezentare – care se stabilesc între managerii de nivel superior şi reprezentanţii unor organizaţii profesionale, sindicale din firmă sau persoane fizice şi juridice din afara acesteia.

Metodologia de proiectare a structurii organizatorice

În proiectarea S.O. trebuie respectate următoarele principii:

1. Principiul stabilirii obiectivelor;

2. Principiul eficienţei;

3. Principiul corelaţiei;

4. Principiul specializării;

5. Principiul flexibilităţii.

Etape metodologice de proiectare

1. Constituirea echipei/colectivului de proiectare;

2. Analiza sistemului categorial de obiective;

3. Definirea activităţilor.