Conceperea unui Plan de Audit Intern

Auditul reprezintă totalitatea activităţilor care sunt executate pentru a confirma că elementele aplicabile unui Sistem de Asigurare a Calităţii sau unei proceduri, reglementări, instrucţiuni, au fost stabilite în conformitate cu cerinţele documentelor de referinţă şi sunt efectiv implementate.

Auditul poate fi:

• intern, efectuat de firmă în cadrul compartimentelor/departamentelor acesteia;

• extern, efectuat de firmă către furnizorii săi de produse sau de servicii;

• din exterior, efectuat de beneficiari, de organul de control sau organul de certificare;

Auditul se desfăşoară pe baza unui plan care stabileşte entităţile organizatorice (departamentele / compartimentele societăţii sau furnizorii societăţii) unde se va desfăşura auditul, perioada de desfăşurare, elementele SAC sau procedurile de asigurare a calităţii supuse evaluării precum şi echipa de audit.

Frecvenţa, durata şi elementele SAC pentru care se desfăşoară auditul se stabilesc luând în considerare standardul aplicabil SAC, durata proceselor de promovare şi stadiul de execuţie al produsului sau serviciului procurat.

Auditul intern este efectuat de către o echipă compusă din membri care au calitatea şi pregătirea corespunzătoare şi nu sunt implicaţi direct în realizarea sau confirmarea activităţii supuse verificării. Auditarea se face pe baza documentelor de referinţă şi procedurilor care reglementează activitatea supusă evaluării, precum şi a fişelor chestionar de control (FCC) şi se desfăşoară prin examinarea fiecărui element al SAC, avându-se în vedere cel puţin următoarele:

• activitatea personalului, inclusiv modul cum s-au respectat procedurile de asigurare a calităţii şi procedurile specifice;

• verificarea dovezilor obiective generate ca urmare a efectuării activităţilor supuse auditului;

• verificarea implementării acţiunilor corective rezultate în urma unui audit anterior.

Auditul se încheie cu o şedinţă de analiză şi un raport de audit prin care se prezintă factorilor de decizie, rezultatele din entităţile organizatorice implicate.

Înainte de analiza finală, se clasifică aspectele rezultate în urma auditului, se sistematizează deficienţele constatate şi se înlocuiesc rapoartele privind acţiunile corective ce se impun şi termenele de finalizare a acestora.

Faţă de planul de audit, se pot efectua audituri suplimentare, din dispoziţia managementului general al întreprinderii, în următoarele situaţii:

• atunci când au fost făcute modificări semnificative ale SAC sau ale procedurilor implementate;

• în cazul în care calitatea unei activităţi este incertă sau SAC este ineficient;

• când se produc modificări în schema de organizare a firmei care pot afecta sistemul de calitate;

• atunci când apar modificări sau completări ale obiectului de activitate al firmei.

Auditul extern se desfăşoară după aceeaşi metodologie ca auditul intern, ori de câte ori este nevoie să se verifice modul de aplicare a procedurilor SAC la furnizori.

Auditul extern se efectuează fie de către beneficiar singur, fie împreună cu furnizorul.

După auditarea şi confirmarea realizării eventualelor acţiuni corective desfăşurate la furnizor, compartimentele de marketing sau aprovizionare ale firmei beneficiare actualizează ''lista de furnizori calificaţi ai firmei''; în cazul în care nu au fost implementate acţiunile corective, furnizorul respectiv este eliminat din această listă.

Auditul din exterior. În cadrul auditului din exterior firma auditată are obligaţia asigurării condiţiilor optime de desfăşurare al acestuia şi în principal:

• asigurarea accesului echipei de audit la toate înregistrările şi locurile de muncă ale firmei audiate;

• asigurarea urmăririi şi raportarea implementării acţiunilor corective stabilite prin audit.

Pentru implementarea unui sistem de management al calităţii trebuie parcurse etape distincte şi angajat personalul cu responsabilitate la diferite nivele de decizie.

În primul rând, trebuie identificate obiectivele care trebuie să fie atinse. Acestea pot viza o eficienţă şi o profitabilitate mai mare, producerea de bunuri şi servicii care să îndeplinească cerinţele consumatorilor şi să conducă la creşterea satisfacţiei acestora, menţinerea poziţiei pe piaţă a firmei, reducerea costurilor şi creşterea responsabilităţii şi încrederii în sistemul de producţie.

În al doilea rând, trebuie stabilite aşteptările factorilor implicaţi: acţionarii, clienţi sau utilizatori, angajaţi, furnizori, societate, faţa de organizaţia productivă.

În al treilea rând, trebuie studiate şi analizate reglementările europene în domeniu, respectiv standardele din seria ISO 9000, precum şi ghidurile referitoare la aplicarea acestora din seria ISO 10000 (ISO 10006, pentru managementul proiectului, ISO 10007 pentru configurarea managementului, ISO 10013 pentru documentarea calităţii, ISO/TR 10014 pentru managementul eficienţei economice a calităţii, standardele de audit şi instruire).

O altă etapă o constituie întocmirea unui plan care cuprinde acţiunile şi responsabilităţile referitoare la eliminarea diferenţelor dintre prevederile standardelor şi situaţia reală din organizaţie, precum şi activitatea privind dezvoltarea proceselor specificate mai sus.

Se procedează în continuare la finalizarea planului, prin desfăşurarea acţiunilor prevăzute. Periodic, modul de execuţie a planului se verifică printr-un audit intern conform condiţiilor privind auditarea, calificarea auditorilor şi conducerea programului de audit, specificate în ISO 19011.

În situaţia în care sistemul de management al calităţii implementat si-a demonstrat conformanţa cu prevederile standardelor, va trebui ca acest lucru să fie validat printr-un audit independent / extern sau de terţă parte. În acest scop, se apelează la un organism de certificare acreditat care trebuie să certifice ca sistemul de management al calităţii îndeplineşte cerinţele standardelor din seria ISO 9001 / 2000.

În principal, condiţiile ce trebuie satisfăcute se referă la:

• cerinţele contractuale;

• condiţiile pieţei sau preferinţele clienţilor;

• cerinţele reglementate;

• riscul managementului;

• motivarea scopurilor organizaţiei referitoare la dezvoltarea calităţii interne.

Sistemul de management al calităţii astfel implementat este supus în permanenţa acţiunii de îmbunătăţire, prin revederea periodică a eficacităţii şi adaptabilităţii.