Documentarea în sistemul calității

I INTRODUCERE

Sistemul conducerii calităţii trebuie să stabilească şi să impună menţinerea unor mijloace pentru identificarea, colectarea, indexarea, indosarierea, arhivarea, intreţinerea, retragerea şi distrugerea documentaţiei si inregistrărilor adecvate referitoare la calitate. Trebuie stabilite principii referitoare la disponibilitatea şi accesibilitatea inregistrărilor la clienţi şi furnizori. Totodata trebuie stabilite principii referitoare la procedurile pentru efectuarea de schimbări şi modificări in diversele tipuri de documente.

Importanţa sa constă in ţinerea sub control a tuturor proceselor întreprinderii, facilitând monitorizarea lor şi determinarea rezultatelor obţinute, astfel încat să fie identificate măsurile corective sau de îmbunataţire necesare.

II DOCUMENTAŢIA CALITĂŢII

Sistemul calităţii trebuie să impună ca, pentru a urmări realizarea calităţii cerute pentru produs şi functionarea eficientă a sistemului însuşi, să fie disponibilă o documentaţie suficientă. De asemenea, trebuie inclusă şi documentaţia corespunzătoare a subcontractanţilor. Toată documentaţia trebuie să fie lizibilă, datată (inclusiv datele reviziilor), curată, uşor identificabilă şi pastrată într-un mod ordonat.Datele pot fi sub formă de documente sau stocate într-un calculator.

În plus, sistemul conducerii calităţii trebuie să prevadă o metodă pentru retragerea, şi/sau distrugerea documentaţiei utilizate în fabricaţia produselor, când aceasta documentaţie a devenit perimată.

Remarcăm formularea : sistemul calităţii este ”cel care impune , pentru realizarea calităţii şi o funcţionare eficienta, existenţa unei documentaţii suficiente”. Compartimentul Asigurarea calitaţii intervine şi răspunde privind modul de difuzare a documentaţiei.

Se recomandă:

a) Existenţa unei difuzări controlate pentru documentaţia constructivă, tehnologică şi pentru proceduri

b) Stocarea si gestionarea informaţiei cu ajutorul calculatorului. Controlul operaţional este indubitabil, iar efectul managerial asupra fiecarui angajat este determinat de faptul că, oricând poate fi identificată responsabilitatea, impunându-se respectul cuvenit pentru sistemul calitaţii.

În ceea ce priveşte calculatoarele, progresele sunt impresionante, de la cele personale, la cele de mare capacitate, sau la cele portabile, cu funcţionalitate extinsa (docking solution), pâna la marile reţele la nivel naţional şi internaţional, în condiţiile unui raport preţ / performanţa larg accesibil.

III PREVEDERILE STANDARDELOR ISO 9000 REFERITOARE LA DOCUMENTAŢIA SISTEMULUI CALITĂŢII

Standardele din familia ISO 9000 acorda o importanţa deosebita elaborării unei documentaţii corespunzătoare privind sistemul calităţii întreprinderii.

O asemenea documentaţie este esenţiala pentru: realizarea unor produse de calitate corespunzatoare cerinţelor, evaluarea sistemului calitaţii, îmbunatăţirea proceselor întreprinderii şi rezultatelor acestora.

Astfel, în cazul efectuării unor audituri ale sitemului calităţii, documentarea procedurilor reprezintă o dovadă tangibilă că procesele au fost definite, procedurile au fost aprobate, iar modificările sunt ţinute sub control. Numai dacă există asemenea dovezi poate fi corect evaluată conformitatea sitemului calităţii cu standardul de referintă şi se poate aprecia dacă acest sistem este efectiv implementat.

Documentaţia sistemului calităţii permite evaluarea desfaşurării activităţilor curente şi, în mod corespunzător, a rezultatelor acestor activităţi, facilitând identificarea măsurilor corective sau de îmbunătaţire necesare.

Se recomandă ca documentele sistemului calităţii să fie limitate la strictul necesar, astfel incât acestea să poata fi utilizate efectiv şi ţinute la zi.

• În cazul implementării unui model de asigurare externă a calităţii potrivit standardelor ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003, furnizorul trebuie să stabilească şi să menţină un sistem documentat al calităţii.

În acest scop el trebuie să elaboreze un manual al calităţii, care să acopere cerinţele standardului ales ca referinţă. Acesta va cuprinde procedurile sistemului calitaţii la care se face referire şi va prezenta structura documentaţiei utilizate in cadrul sistemului calităţii.

Standardul ISO 9004 recomandă ca in scopul asigurării interne a calităţii, toate elementele, cerinţele şi dispoziţiile, adoptate de o organzaţie privind sistemul calităţii, să fie prezentate în scris, în mod sistematic ordonat, sub forma politicilor şi procedurilor. Aceasta documentaţie va fi limitată la strictul necesar, ţinând seama de situaţia concreta a întreprinderii.

Evaluarea şi utilizarea documentaţiei sistemului calităţii reprezintă activităţi care vor fi abordate în dinamică. Fiind necesară stabilirea unor dispoziţii adecvate privind identificarea, difuzarea, colectarea şi ţinerea la zi a tuturor documentelor referitoare la calitate.Acelaşi standard prevede că forma caracteristică a principalului document utilizat pentru a demonstra sau a descrie sistemul calităţii întreprinderii este „manualul calităţii”.