Documentația Sistemului de Management al Calității

Sistemul de management al calităţii este un mod prin care organizaţia poate asigura şi îşi poate asigura partenerii de afaceri că produsul va fi conform cu condiţiile specificate. În acest scop trebuie să se dezvolte în organizaţie şi să se îmbunătăţească continuu un sistem de reguli prin intermediul cărora să se ordoneze procesele, activităţile şi să se asigure dovezi obiective ale eficientei şi eficacităţii lor. Pentru aceasta organizaţia trebuie să stabilească, să documenteze şi să menţină o structură de documente ale sistemului de management al calităţii.

Un sistem de managementul calităţii constă în principal din documentaţie care schiţează şi explică corelaţiile dintre procedurile şi procesele dintr-o întreprindere. Aceasta presupune, pe de o parte, că procedurile care au fost practicate până atunci cu succes în cadrul firmei rămân, doar că acestea trebuiesc documentate. Pe de altă parte, procedurile, procesele existente trebuie, după caz, completate pentru a se asigura satisfacerea tuturor cerinţelor standardului. Descrierea procedurilor trebuie realizată urmând o metodologie unitară. Tocmai în urma documentării se descoperă de multe ori posibilităţi de îmbunătăţire a procedurilor, deoarece transparenţa rezultată face ca punctele slabe ale sistemului să poată fi recunoscute.

O denumire mai potrivită a acestui element de management al calităţii ar fi “instruirea şi menţinerea documentaţiei sistemului de managementul calităţii”. Deoarece acestea sunt cerinţele lui de fond. Utilizatorul trebuie să fie conştient ca acest standard este utilizat în peste 100 ţări ale lumii, ceea ce nu se mai întâlneşte în cazul nici unui alt standard.

Standardul precizează că gradul de detaliere a documentaţiei depinde de complexitatea activităţii desfăşurate, de metodele folosite şi de aptitudinile şi pregătirea profesională a personalului.

Firmele care vor să introducă un sistem de managementul calităţii trebuie să stabilească care sunt activităţile, metodele, procedurile şi procesele de muncă cărora le trebuie sau nu asigurate documentaţii. De ajutor, în faza de analiză, s-a dovedit că sunt utile întocmirea unor scheme logice, pentru întregul proces tehnologic sau de prestare de servicii, sau chiar numai pentru etape ale unor activităţi.

Rezultatul analizei privind gradul de documentare nu poate fi “nu este necesară nici o documentare” ci trebuie să se găsească un răspuns la întrebarea “cât de detaliată trebuie să fie în fiecare caz documentaţia?”

Problema întocmirii documentaţiei este una de optimizare căci dacă ea este prea voluminoasă atunci într-adevăr ea este incomodă, costisitoare şi neproductivă iar dacă este insuficient de detaliată creează premizele producerii unor fisuri în sistemul calităţii şi apariţia unor neconformităţi sau defecte.

De aceea rămâne la latitudinea fiecărei firme cât de mare va fi în practică documentaţia. Este evident ca firmele mai mici, ce presupun activităţi mai simple, vor avea anumite documente, cu un volum mult mai redus decât una cu dimensiuni mai mari. Documentaţia va fi scrisă cât mai inteligibil, pe înţelesul angajaţilor deoarece este redactat pentru aceştia, nu pentru organismul de certificare.

Documentaţia necesară sistemului de management al calităţii cuprinde: manualul calităţii, procedurile documentate, instrucţiunile de lucru, planificările, înregistrările, specificaţiile referitoare la produs, diferitele rapoarte, formulare etc. (fig.1).