Funcții, activități și roluri manageriale la nivelul MAI

ATRIBUŢIILE MANAGERILOR

Managerul din cadrul M.A.I., poate fi asimilat, fără teama de a greşi, ca fiind manager public, adică un nou model de funcţionar public, un adevărat agent al schimbării, menit să introducă o nouă mentalitate în administraţia publică românească.

Managerul public reprezintă o categorie aparte de funcţionar care contribuie pe de o parte la asigurarea eficienţei şi continuităţii reformei în administraţia publică - de la nivelurile strategice la cele operaţionale şi tactice – şi pe de alta parte, la integrarea în structurile Uniunii Europene prin implementarea şi urmărirea aplicării acquis-ului comunitar, în cadrul autorităţii sau instituţiei publice în care îşi desfăşoară activitatea.

Managerul structurilor M.A.I. indiferent de ierarhie trebuie să fie:

a) agent al schimbării;

b) orientat către rezultate prin planificare şi prioritizare;

c) orientat către identificarea şi implementarea de soluţii;

d) personalitate adaptabilă, proactivă şi responsabilă, creativă şi inovativă;

e) disponibil spre autoperfecţionare;

f) gândire critică şi analitică;

g) capacitate de evaluare a riscurilor;

h) capacitatea de a stabili relaţii profesionale eficiente;

i) abilităţi de comunicare, inclusiv mediere şi negociere;

j) capacitate de lucru eficient în echipe;

k) abilităţi de leadership.

Pentru îndeplinirea atribuţiilor, managerului i se asigură o mobilitate şi independenţă sporite în cadrul instituţiei în care lucrează. Referitor la aceste aspecte este demnă de relevat sintagma „Interdependenţa reprezintă o valoare mai mare decât independenţa” .

Sistemul de metode şi tehnici manageriale reprezintă ansamblul de metode şi tehnici utilizate în conceperea şi exercitarea funcţiilor şi relaţiilor manageriale în cadrul unei organizaţii .

Elementele metodologice tipic manageriale au fost concepute pentru a exercita funcţii şi relaţii manageriale în organizaţie. Acestea sunt:

a) sistemul managerial este o construcţie managerială coerentă, riguroasă şi complexă, cu faze, componente, reguli etc., precis conturate prin intermediul cărora se exercită ansamblul proceselor şi relaţiilor manageriale dintr-o organizaţie;

b) metoda managerială este un concept coerent şi riguros, ce încorporează faze, componente, reguli etc., precis conturate prin intermediul căreia se exercită un segment restrâns al proceselor sau relaţiilor manageriale dintr-o organizaţie cu efecte localizate, la diverse nivele ierarhice şi compartimente din organizaţie. Metode de management reprezintă o unitate primară, ce nu mai poate fi descompusă fără a o desfiinţa sau a-i modifica structura şi finalitatea;

c) tehnica managerială modalitatea prin care se exercită o anumită sarcină de conducere, impactul său limitându-se la nivelul unui manager.

Sistemul managerial prezintă, din punct de vedere constructiv şi funcţional, mai multe caracteristici ce-i conferă specificitate şi eficacitate.

Sistemul managerial reprezintă ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informaţional, motivaţional din cadrul organizaţiei prin intermediul căruia se exercită ansamblul proceselor şi relaţiilor de management, în vederea obţinerii unei eficacităţi cât mai mari.

La baza sistemului de management din organizaţia modernă se află un complex de principii, reguli, cerinţe care asigură modelarea sa, corespunzător preceptelor ştiinţei managementului. Acesta cuprinde următoarele componente:

1) subsistemul organizatoric;

2) subsistemul informaţional;

3) subsistemul decizional;

4) subsistemul metode şi tehnici de management.

Având în vedere faptul că această secţiune tratează locul şi rolul managerului, ne vom referi, în cele ce urmează, numai la subsistemul decizional.

Managerii eficace trebuie să ia decizii pentru a soluţiona problemele care apar în cadrul organizaţiilor. Este necesar să se ia o decizie atunci când sunt îndeplinite următoarele condiţii: există o discrepanţă între rezultatele dorite şi situaţia actuală, decidentul este conştient de această discrepanţă, este motivat să o elimine şi dispune de resursele necesare pentru aceasta.

Deciziile programate sunt cele repetitive şi de rutină şi sunt adoptate din obişnuinţă sau pe baza politicilor organizaţiei. Deciziile neprogramate sunt nestructurate şi au caracter de unicat.

Managerii trebuie să ia decizii în condiţii de mediu schimbătoare şi complexe care au o influenţă semnificativă asupra deciziilor prin cantitatea informaţiilor disponibile (condiţii de certitudine, risc şi incertitudine), obiectivele organizaţionale şi cele individuale ale decidentului, sistemul de valori al managerului şi cultura organizaţională precum şi o serie de alte condiţii de mediu intern sau extern.

Unele decizii trebuie delegate pentru a le permite managerilor să îşi utilizeze timpul pentru rezolvarea problemelor cele mai importante pentru realizarea obiectivelor organizaţionale.

Managerii trebuie să decidă când şi în ce măsură îşi vor implica subordonaţii în luarea deciziilor. Implicarea subordonaţilor poate conduce la creşterea calităţii deciziilor şi a gradului de implicare în implementarea acestora. Ea se va realiza numai în anumite condiţii şi pentru anumite decizii deoarece implică costuri ridicate.

Luarea deciziilor reprezintă activitatea centrală a unui manager; toate celelalte activităţi sunt desfăşurate pentru a se asigura luarea de decizii corecte sau, dacă decizia a fost deja adoptată, pentru implementarea şi monitorizarea eficienţei sale.

În mediul actual aflat în permanentă schimbare, procesul complex al luării de decizii devine tot mai dificil. Cei care iau decizii sunt constrânşi de mediul în care acţionează. Deşi luarea deciziilor reprezintă un proces dinamic şi în permanentă dezvoltare, deciziile au câteva elemente comune. Fiecare decizie este luată în mediul caracteristic unei organizaţii şi toate deciziile presupun parcurgerea câtorva paşi elementari.

Managerii iau decizii într-un mare număr de situaţii; tipul deciziilor variază în funcţie de nivelul pe care îl ocupă managerul în cadrul organizaţiei, precum şi de natura postului pe care îl deţine.

Putem identifica două tipuri de decizii: decizii programate şi decizii neprogramate.

Deciziile programate sunt decizii repetitive şi de rutină. În condiţiile frecvenţei ridicate a apariţiei unei anumite situaţii, managerul îşi creează un obicei (o regulă, o procedură) prin care va rezolva această situaţie. Organizaţiile au politici scrise şi nescrise care au rolul de a simplifica luarea deciziilor, de a economisi timp şi de a permite organizaţiilor să îşi coordoneze şi controleze activitatea. Un exemplu de decizie programată îl reprezintă decizia de angajare luată de structura de resurse umane.