Managementul serviciilor de bibliotecă

MANAGEMENTUL SERVICIILOR DE BIBLIOTECA

CAPITOLUL I CONSIDERATII GENERALE PRIVIND MANAGEMENTUL SERVICIILOR DE BIBLIOTECA

În literatura de specialitate există numeroase definiţii ale managementului. Acestea diferă de la o ţară la alta, de la un autor la altul. Francezii definesc managementul ca “ştiinţa tehnicilor de conducere a întreprinderii”. O definiţie asemănătoare propune şi germanul Wolfram Neubauer: “toate sarcinile specifice conducerii unei întreprinderi, deci mai mult decât simpla administrare”1.

În concepţia noastră managementul serviciilor de bibliotecă este o componentă a ştiinţei managementului care studiază tehnicile de conducere a bibliotecilor, procesele şi relaţiile de management din biblioteci în scopul obţinerii şi furnizării de servicii informaţionale cerute de clienţi.

Funcţiile managementului bibliotecilor diferă în literatura de specialitate de la un autor la altul. Specialiştii români în general propun cinci funcţii: previziune, organizare, coordonare, antrenare şi control-evaluare; pentru cei germani numărul este mai mare: personal, organizare, planificare, coordonare, informare, comunicare, marketing, prelucrarea datelor, control. În literatura americană procesul de management cuprinde cinci funcţii principale, comune tuturor managerilor: planificarea, organizarea, asigurarea personalului necesar, conducerea activităţii şi controlul acesteia.

Managementul bibliotecilor şi institutelor de informare este, în prezent, o problemă despre care se vorbeşte des, pe marginea căreia se ţin conferinţe şi seminarii, dar care în practica profesională nu-şi găseşte aplicare.

Desigur, este greu să analizăm acest domeniu în detaliu, chiar şi pe cel al managementului bibliotecilor, totuşi ne propunem să prezentăm în continuare câteva probleme de interes şi de actualitate precum: planificarea strategică, cultura organizaţională sau evaluarea muncii în bibliotecă.

CAPITOLUL II MODELE STRATEGICE PENTRU BIBLIOTECA

În procesul de planificare, bibliotecile ar trebui să folosească modele strategice adaptate cerinţelor fiecărei biblioteci sau instituţii de informare în parte.

2.1 Definirea misiunii bibliotecii

Claritatea asupra sarcinilor şi obiectivelor este esenţială în activitatea bibliotecilor, mai ales în evaluare. Misiunea bibliotecii reprezintă întotdeauna baza de pornire a evaluării. Din păcate, în multe biblioteci se porneşte de la ideea că toţi cunosc această misiune. În realitate, imaginea acestei misiuni este mai curând vagă.

2.2 Definirea produselor şi serviciilor

Oferta de produse (fond documentar, baze de date) şi de servicii bibliotecare trebuie să cuprindă sarcini (misiune, obiective) clar definite. Acest lucru poate părea ciudat, dar uneori nu este aşa.

2.3 Definirea caracteristicilor de performanţă

Următoarele caracteristici sunt relevante pentru procesul de evaluare în toate tipurile de biblioteci:

• Satisfacţia clientului;

• Eficienţa economică;

• Penetrarea pieţei;

• Numărul de clienţi reali în raport cu numărul celor potenţiali;

• Acceptarea serviciilor oferite;

• Rapiditatea punerii la dispoziţia clienţilor a produselor şi serviciilor;

• Cifra de afaceri (împrumuturi, informaţii);

• Punerea la dispoziţie a documentului sau informaţiei în timp util;

• Acurateţea produselor şi serviciilor;

• Exactitatea (relevanţa);

• Costurile;

• Productivitatea.

2.4 Alocarea mijloacelor

În etapa a patra, resursele existente sunt împărţite pe fiecare produs şi serviciu în parte.

2.5 Culegerea şi analiza datelor

În această etapă trebuie stabilit ce date să fie prelevate pentru a putea apoi dispune de informaţiile necesare. Pe lângă datele prelevate în mod curent, e bine să se evidenţieze date pentru o perioadă anume de timp. Personalul trebuie să fie informat asupra scopului prelevării, asupra scopului culegerii datelor şi să fie implicat în stabilirea caracteristicilor.

Pe cât posibil, datele ar trebui centralizate automat, pentru a degreva personalul de munci manuale. Utilizatorii nu ar trebui chestionaţi decât atunci când este absolut necesar.

Principalele categorii de date ce pot fi evidenţiate în serviciul de relaţii cu publicul sunt:

- Grupuri active de utilizatori;

- Statistica împrumuturilor (documente împrumutate, prelungiri, rezervări);

- Informaţii (de orientare, bibliografice, de specialitate);

- Cursuri de utilizare a bibliotecii;

- Accesări ale bazelor de date (cataloage, CD-ROM);

- Folosirea sălii de lectură;

- Servicii de semnalare şi de bibliografiere;

- Împrumut interbibliotecar;

- Servicii tehnice în depozit;

- Xerocopieri;

- Costuri înregistrate în acest serviciu.