Organizarea meselor și cocktail-urilor

Organizarea meselor, cocktail-urilor si receptiilor oficiale

A. Organizarea meselor (dejun, dineu)

Organizarea si participarea la mese, unde sunt invitati oaspeti straini si personalitati locale, a încetat sa mai fie o simpla actiune de curtoazie, protocolara devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai putin oficial în care se desfasoara, poate permite atât realizarea unor contacte mai strânse între participanti, cât si discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munca.

Reusita unor astfel de mese, atingerea scopului urmarit, depind atât de oportunitatea actiunii si de alegerea oaspetilor, cât si de priceperea si tactul cu care gazda invita, primeste si se ocupa de invitati.

a) Oportunitatea organizarii meselor

În general, organizarea meselor diplomatice trebuie sa urmareasca un obiectiv precis, sa constituie o actiune de munca, care sa contribuie la sustinerea si dezvoltarea activitatii organizatorului, la largirea si întarirea contactelor cu persoanele invitate.

b) Alegerea invitatilor

Alegerea invitatilor, ca nivel si numar, este determinata de:

- importanta persoanei sau delegatiei în cinstea careia este oferita masa;

- scopul care se urmareste;

- nivelul la care are loc actiunea respectiva.

Practica a demonstrat ca pentru reusita unei actiuni de acest fel este necesar sa existe un echilibru între nivelul si numarul oaspetilor straini invitati si cel al reprezentantilor gazdei, astfel ca participantii sa poata gasi subiecte de discutie de interes comun.

La alegerea invitatilor se va avea în vedere ca participantii sa se poata întelege între ei într-o limba de circulatie internationala, accesibila tuturor. Oaspetele care nu cunoaste nici o limba de circulatie internationala, dar a carui prezenta este dorita în mod deosebit, va fi invitat cu translatorul sau.

c) Trimiterea invitatiilor

Transmiterea si primirea invitatiilor reprezinta primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat, astfel ca modul în care se deruleaza acest moment va contribui sau nu la reusita actiunii. Transmiterea invitatiilor se face dupa ce în prealabil, persoanele care urmeaza a fi invitate au fost consultate asupra datei si posibilitatii de participare. Mentionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitatia este un semn de respect si consideratie fata de cel invitat.

Textul invitatiei va fi redactat în numele celui care va oferi masa si va fi adresata persoanei si nu functiei celui invitat. În masura în care uzantele locale prevad, pe invitatii va fi indicata si tinuta dorita la actiune. În cazul protocolului românesc se foloseste, în special, „tinuta de oras”, la dejun si „haina de culoare închisa”, pentru dineu. În functie de nivelul si importanta care se acorda mesei, haina închisa poate fi folosita si pentru dejun. Practica internationala prevede pentru acest gen de actiuni:

- „tenue de ville” – „informal dress” – costum de oras

- „habit foncé” – „dark suit” – costum de culoare închisa

- „cravate noire” – „black tie” – smoking.

Pe invitatiile trimise persoanelor care au acceptat participarea se va scrie, în coltul din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitatiile transmise fara consultarea celui invitat vor purta mentiunea RSVP (repondez s'il vous plait).

De obicei, raspunsul la invitatie trebuie dat în timp util, pentru a permite gazdei, în caz de neparticipare, sa invite o alta persona. Este recomandabil ca raspunsul sa fie dat printr-o formula care sa includa multumiri pentru invitatie si precizarea ca se va putea sau nu onora invitatia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o masa de o alta persoana, fara încunostiintarea si asentimentul prealabil al gazdei.

Este important ca invitatia sa ajunga la destinatar cu cel putin 10-14 zile înaintea actiunii.

d) Plasamentul la masa

Locul de onoare este asezat totdeauna pe latura care ofera, în functie de încapere, privirii ocupantului fie usa de intrare, fie fereastra daca usa este laterala, fie, în cazul în care si usa si fereastra sunt asezate lateral, perspectiva cea mai larga.

Plasamentul se face întotdeauna dupa ce a fost stabilita ordinea de precadere, atât a barbatilor cât si a femeilor. Ordinea de precadere se face tinând cont de functie. La nivel de reprezentare egal, vechimea în functie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza carora se poate realiza ordinea de precadere. Femeile vaduve sau divortate au precadere – în principiu – asupra celor necasatorite, atunci când nu au functie.

Pentru a înlesni identificarea locului la masa al fiecarui invitat, se vor folosi cartonase dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Când numarul invitatilor este mare, pentru a se evita circulatia în jurul mesei pentru identificarea plasamentului la masa, se foloseste al doilea rând de cartonase pe care este schitat planul general al mesei si este marcat locul invitatului. În functie de numarul participantilor si formatul mesei, poate fi alcatuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspetilor. Se pot avea în vedere si solutii combinate, de plasament la masa în forma de potcoava cu mese rotunde sau dreptunghiulare, în functie de nivelul participarii la actiuni si numarul invitatilor. În situatia când la o masa se invita o persoana cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urma poate ceda locul sau acesteia. În caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Când gazda este un celibatar sau sotia este absenta, se obisnuieste ca locul de onoare din fata gazdei sa fie oferit sotiei invitatului cu gradul cel mai mare. Când se doreste sa se acorde oaspetelui de onoare (necasatorit sau a carei sotie este absenta) o atentie deosebita, locul de onoare va fi cel din fata sotiei gazdei. În acest caz, gazda-barbat se aseaza fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc – ceea ce este mai politicos. În functie de nivelul la care are loc actiunea, în situatia în care exista, locul translatorului poate fi: în spatele gazdei sau la masa, în stânga ei.