Elementele funcției de organizare

1. Strcuctura organizatorica – aspecte generale

Functia de organizare consta, in esenta in stabilire a principalelor categorii de munca necesare realizarii obiectivelor propuse precum si a pesoanelor ce urmeaza a le efectua. Rezultatul organizarii il constituie functiile, activitatile, atributiile si sarcinile fiecarui angajat al intreprinderii. Altfel spus, organizarea consta in determinarea proceselor de munca fizica si intelectuala, a componentelor acestora – miscari, timpi, sarcini, operatii – gruparea lor in posturi, functii, compartimente, formatii de munca, in vederea utilizarii cu maximum de eficienta a resurselor materiale, umane si financiare ale intreprinderii.

Structura organizatorica a unitatii cuprinde totatitatea persoanelor si comparimentelor intreprinderii, modul in care acestea sunt integrate intr-o configuratie coerenta, precum si totalitatea relatiilor dintre ele. Structura organizatorica este precizata printr-un ansamblu de texte (Regulament de Organizare si Functionare – ROF, Fisele posturilor, Instructiuni de lucru, etc.) si de scheme (Organigrame, Scheme bloc, Diagrame de atributii, etc.)

Unii autori definesc structura organizatorica astfel:

H. Mintzberg caracterizeaza structura organizatorica ca fiind un mijloc de diviziune a muncii intr-un anumit numar de sarcini si de coordonare intre acestea.

W. R. Plunket considera sistemul organizatoric al firmei ca fiind sistemul osos al ei, cel care face legatura intre autoritate si activitate.

Structura organizatorica se reprezinta grafic printr-o organigrama ce consta intr-o “fotografiere” a tuturor compartimentelor dispuse ierarhic, cat si relatiile formale existente intre acestea.

Organizarea, ca functie manageriala, este un proces complex a carei eficienta depinde de o serie de factori, dintre care cei mai importanti sunt:

- Structura organizatorica trebuie sa reflecte obiectivele si planurile unitatii, deoarece activitatile intreprinderii deriva din acestea;

- Structura trebuie sa reflecte autoritatea careia i se supun managerii si care depinde de forma de proprietate; autoritatea intr-o societate reprezinta dreptul social de a dispune;

- Structura intreprinderii trebuie sa reflecte mediul in care aceasta isi desfasoara activitatea. Ea trebuie sa permita angajatilor sa-si aduca contributia active la realizarea obiectivelor intr-un viitor in continua schimbare;

- Intreprinderea se compune din oameni si ca urmare, gruparile de activitati si asigurarea autoritatii prin structura organizatorica trebuie sa tina cont de limitele si deprinderile umane; aceasta nu inseamna ca structura trebuie proiectata in functie de indivizi, insa ea trebuie sa ia in considerare natura persoanelor ce vor fi angajate.

Rezulta deci, ca structura organizatorica a unei intreprinderi nu este rigida, fixa, ci trebuie adaptata continuu in functie de obiectivele intreprinderii si de schimbarile survenite in mediul in care intreprinderea isi desfasoara activitatea.

2. Procesul de organizare

In esenta, organizarea este un process de divizare a muncii, de precizare a responsabilitatilor si a autoritatii. Ratiunea de a fi a organizarii deriva din necesitatea stabilirii ierarhiilor si autoritatii necesare indeplinirii obiectivelor. Se realizeaza in acelasi timp, o cat mai eficienta comunicare in si intre grupuri prin definirea cat mai clara a canalelor de comunicatii.

A organiza activitatea unei firma inseamna, inainte de toate, a realize o diviziune a muncii, atat pe verticala cat si pe orizontala.

Diviziunea pe verticala a muncii presupune stabilira ierarhiilor, a liniilor de autoritate, precum si a fluxului de comunicatii din interiorul unei firme. Autoritatea fiind liantul oricarei structuri organizatorice, permite ca responsabilitatea realizarii unui grup de activitati sa fie atribuita unui manager. Autoritatea este instrumental prin care un manager este abilitat sa-si exercite libertatea de actiune in scopul realizarii conditiilor necesare pentru obtinerea unor rezultate in concordanta cu obiectivele firmei. Cu cat autoritatea este mai correct si précis definite, de la directorul general pana la managerii inferiori, cu atat va fi mai clara responsabilitatea luarii deciziilor, cu atat vor fi mai eficiente mijloacele de comunicare si sistemul motivational.

Diviziunea pe orizontala a muncilor porneste de la faptul ca munca specializata este mai

eficienta, realizandu-se prin departimentarea/ separarea activitatilor si gruparea lor in posturi si compartimente. La infaptuirea diviziunii orizontale a muncii intr-o firma, se au in vedere doua aspecte ale activitatilor desfasurate la fiecare post de munca: sfera de cuprindere a muncii si profunzimea muncii.