Managerul Secretariatului

SECRETARUL / SECRETARA - MANAGERUL SECRETARIATULUI

CAPITOLUL I -INTRODUCERE

Secretariatul trebuie considerat ca un ajutor imediat si indispensabil al managerilor, avand ca rol principal preluarea de la acestia, prin delegare de atributii, a unor sarcini pe care le pot rezolva ( uneori chiar mai bine).

Secretariatul poate contribui la mai buna executare a functiilor de management la toate nivelurile acestuia: prevederea si programarea, organizarea si structurarea activitatii, coordonarea, decizia si controlul etc.

În principal, secretarul se ocupă de crearea tuturor condiţiilor de asigurare a desfăşurării optime a fluxurilor de informaţii şi decizii. Rolul secretarului, în general, este considerat a fi secundar, având un caracter auxiliar, dar în realitate el este indispensabil în desfăşurarea activităţii economico-sociale performante.

In literatura de specialitate (destul de săracă) s-a încercat definirea secretariatelor ca fiind „un nucleu funcţional, un grup de oameni specializaţi reuniţi sub o autoritate ierarhică (director de secretariat, secretar şef , şef birou secretariat etc) subordonată la rîndul ei conducerii unităţii şi care are prevăzute atribuţii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat.

În actuala revoluţie tehnico-ştiinţifică informatica, telecomunicaţiile, producerea şi comunicarea informaţiei au devenit priorităţi incontestabile dar cu largi aplicaţii în viaţa ştiinţifică, economică şi socială. În acest context a apărut o disciplină relativ recentă: birotica – termenul fiind introdus în limbajul cotidian în jurul anului 1976. Birotica vizează automatizarea activităţilor administrative şi de birou depăşind cadrul tehnic al proceselor administrative. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice şi a devenit posibilă o dată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care au pătruns în orice birou şi în orice secretariat al unei organizaţii sau instituţii sporind considerabil productivitatea şi calitatea muncii administrative. Birotica s-a născut din necesitatea integrării mijloacelor şi tehnicilor muncii administrative şi de birou cu tehnicile de comunicaţie şi de prelucrare automată a datelor, urmărind creşterea performanţei şi calităţii muncii de secretariat şi de birou în toate domeniile de activitate. Pe de altă parte, biroul, a devenit unul dintre cele mai importante locuri de muncă în societatea contemporană; secretariatul a căpătat funcţii şi roluri multiple şi complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformări sunt valabile şi în cazul societăţii româneşti.

1.1 SCURT ISTORIC AL MESERIEI DE SECRETAR

O abordare evolutivă a meseriei de secretar nu se poate realiza decât în contextul evoluţiei istorice a managementului şi a mijloacelor de comunicaţie. Încă din fazele de început, în practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate esenţiale care i-au marcat funcţionarea până astăzi:

- meseria de secretar a apărut şi a funcţionat întotdeauna pe lângă factorii de decizie ai vieţii economico- sociale;

- tratarea informaţiei scrise, a stat la baza acestei activităţi şi,

- confidenţialitatea, a constituit o cerinţă esenţială sub aspect deontologic.

Coordonata confidenţialităţii este sugerată chiar de termenul „secretar”(ă), provenind din latinescul „secretum” (secret, taină) şi desemnând o persoană care ştie şi păstrează secrete.

Sub aspect practic, meseria de secretar precedă – în timp istoric, apariţia denumirii sale. Dacă ţinem cont de faptul că primele forme ale scrierii au apărut din necesităţile administraţiei de stat de a emite dispoziţii, de a da ordine şi a administra bunuri, putem lega apariţia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autorităţilor, consideraţi a constitui prima celulă a birocraţiei, în Orientul antic.

În special, în perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializaţi în comunicarea scrisa.

Problema confidenţialităţii se punea, la vremea respectivă, numai pe cale orală, fiind extrem de rare persoanele care ştiau să citească.

Aşa se explică şi practica unor autorităţi de a tăia limba scribilor, spre a se asigura de păstrarea secretului profesional.