Organizare Eveniment Caritabil

In Romania exista 22.000 de monumente istorice, din care peste 4000 se gasesc intr-o stare avansata de degradare. Bugetul Ministerului Culturii, din ce in ce mai firav, dupa rectificari si pararectificari, aloca fonduri de restaurare pentru monumentele a caror salvare depinde de sume modeste. Din pacate, pentru unele constructii monumentale, unde sumele necesare sunt de ordinul miliardelor de lei, nu se poate face, realist vorbind, mai nimic. In aceasta situatie se gaseste un monument istoric deosebit de valoros, Micul Trianon de la Floresti Prahova, care isi traieste sub ochii nostri ultimele clipe de verticalitate. Exista o durere surda si o demnitate a pietrei in lupta neputincioasa cu prabusirea, o incrancenare a zidurilor de a ramane in picioare, pana la ultima secunda, sfidand legile echilibrului si gravitatiei. La Floresti, un destin vitreg urmareste si ameninta, ca un blestem, inca de la inceputuri, existenta grandiosului palat al ultimului Cantacuzin, copie fidela a Micului Trianon de la Versailles.

„Respect pentru istorie” este un eveniment caritabil care doreşte să tragă un semnal de alarmă asupra unei probleme cât se poate de serioasă, aceea de a se încerca strângea de fonduri necesare restaurării monumentelor istorice aflate in stare avansată de degradare.

Evenimentul „Respect pentru istorie” va fi organizat de societatea Mansion Events, scopul primordial al acesteia fiind de a oferi cele mai bune servicii şi de a organiza evenimente memorabile. Plecând de la petrecerile tradiţionale, firma îşi propune o evoluţie în sfera organizărilor de evenimente, încercând să le ofere clienţilor servicii cât mai complete, diversificate şi să îi surprindă plăcut prin originalitate, inventivitate şi bun gust.

Mansion Events organizează evenimente caritabile, petreceri de lansări, evenimente speciale, mese festive, petreceri ale companiilor, conferinţe, petreceri private, aniversări, reuniuni de clasă, petreceri cu ocazia unor sărbători şi ocazii speciale sau alte evenimente ce merită sărbatorite.

Echipa de proiect

In urma procesului de recrutare si selectie, echipa de proiect este formata din 8 membrii si are urmatoarea componenta:

o Managerul de proiect: este responsabil pentru implementarea cu succes a activităţilor proiectului şi atingerii rezultatelor planificate în proiect. Acesta supraveghează desfăşurarea zilnică a proiectului şi gestionează echipa.

Managerul de proiect are rolul de a asigura transformarea efectivă şi la timp a resurselor proiectului în activităţi şi produse concrete, care vor duce la atingerea rezultatelor scontate; de a fi responsabil pentru managementul zilnic al proiectului – organizaţional şi conceptual; de a acţiona ca un conducător al echipei şi de a superviza activitatea personalului proiectului; de a asigura executarea la timp a activităţilor; de a organiza şi coordona procurarea de bunuri şi servicii în cadrul proiectului si nu in ultimul rand de a participa la toate evenimentele proiectului, asigurând pregătirea adecvată a acestora.

o O persoana care se ocupa de urmarirea bugetului;

o Doua persoane care contacteaza presa si redacteaza materialele informative (invitatii, afise, etc);

o Trei persoane care se ocupa de trimiterea invitatiilor si de sala – inchiriere, decorare, catering, stabilirea meniului;

o O persoana care se ocupa de organizarea si prezentarea momentelor artistice.

Etapele organizarii evenimentului

Intalnirile echipei de proiect:

La prima intâlnire se va stabili data când va avea loc evenimentul, locaţia in care se va desfasura evenimentul, precum şi targetul (acesta reprezentând suma minimă necesară care trebuie realizată ca urmare a organizării evenimentului). Data se va stabili calculând timpul necesar parcurgerii etapelor premergătoare, avându-se în vedere şi evitarea unor suprapuneri cu alte evenimente sau spectacole. Locaţia trebuie să corespundă ca dimensiune, posibilităţi de amenajare şi sonorizare, iar singura care indeplineste aceste cerinte este Palatul Ghika din Bucuresti. Reprezentantul firmei Mansion Events va urmări obţinerea aprobărilor necesare.

Suma minimă care trebuie obţinută va avea două surse: vânzarea de bilete şi donaţii directe sau prin telefon. Organizatorii desemnează o persoană care va răspunde de calcularea şi urmărirea bugetului evenimentului. La acest punct se calculează costul minim estimat al evenimentului şi propun modalităţi de acoperire a acestuia.

Întrunirea se încheie prin stabilirea temelor care vor trebui abordate: stabilirea meniului, a programului, a listei de invitaţi, recalcularea costului în funcţie de sponsorizările sau contribuţiile anunţate.

La a doua întalnire, echipa de proiect va stabili:

- forma şi textul invitaţiilor, persoana desemnată cu executarea lor, termenul de realizare şi de distribuire, lista persoanelor care vor primi invitaţii- personalităţi din zona culturii, politicii şi mass-media din Bucuresti si din Judetul Prahova;

- programul evenimentului, pe ore.

- invitarea reprezentantilor unei televiziuni pentru a discuta posibilitatea transmiterii în direct a evenimentului şi de a asigura o legătură telefonică pentru donaţii, precum şi difuzarea unui spot pentru promovare.

- formaţiile de muzică şi cântăreţii care vor concerta în cadrul evenimentului. Având în vedere specificul evenimentului, se va opta pentru muzica clasica.

- se desemnează persoanele care vor răspunde de designul interior al sălii,

- meniul propus de organizatori este bufetul suedez care va conţine un sortiment bogat de gustări reci, calde, salate, dulciuri şi fructe

- separat va fi amenajat un bar pentru prepararea cafelei, cocktailurilor cu şi fără alcool şi servirea băuturilor alcoolice şi sucurilor.

- se calculează numărul personalului necesar şi sarcinile fiecăruia în cadrul evenimentului.

- se stabilesc modalităţile de aprovizionare a materiilor prime pentru preparatele culinare şi a băuturilor- analizându-se propunerile de sponsorizare.