Implementarea unui Sistem de tip ERP

1. Definirea obiectivului, a coordonatelor juridice şi

comerciale ale afacerii

Denumirea societăţii: S.C. MARA S.R.L.

Sediul societăţii: Deva, Str. Traian, nr.15 jud. Hunedoara

Forma juridică: Societate cu Răspundere Limitată

Nr. înregistrare la Registrul Comerţului: J20/1384/2002

Codul unic RO 1752298

Capitalul social este de 20.000 Ron.

Obiectul principal de activitate este clasa CAEN 1413 – Fabricarea altor articole de îmbrăcăminte (exclusiv lenjerie de corp). Activitatea principală este croitorie în serie.

Procesul tehnologic este parte integrantă a procesului de producţie în care materia primă trece prin diferite operaţii şi faze de fabricaţie, până la obţinerea produsului finit. Până la obţinerea produsului finit, materia primă trece prin următoarele faze: aprovizionare-stocare-producţie-vânzare.

Înfiinţată în anul 2002 firma are ca obiect de activitate realizarea unei game variate de confecţii textile. De-a lungul timpului, firma a achiziţionat mai multe linii complete pentru realizarea confecţiilor, începând cu confecţii simple şi până la cele mai dificile modele. De asemenea, a achiziţionat linii tehnologice în vederea confecţionării produselor din materie primă de grosime medie. Produsele finite sunt comercializate în cele 2 magazine de desfacere proprii şi în alte magazine specializate pe bază de comandă.

Structura fabricii de producţie cuprinde: magazia de materii prime, materiale şi materiele auxiliare; sala de croit comună; secţii de producţie (îmbrăcăminte pentru femei, confecţii bărbaţi, etc.); secţie cusături elastic; secţie broderie şi imprimerie; finisaj comun; secţie controlul calităţii; magazie produse finite.

Structura organizatorică a S.C.Mara S.R.L cuprinde următoarele departamente şi servicii: resurse-umane, juridic, financiar-contabilitate, marketing, aprovizionare-desfacere, proiectare şi pregătire, tehnic şi de producţie, logistic şi comercial.

2. Alegerea ERP-ului, module, amănunte tehnice

Un sistem ERP reprezintă un complex de module software prin intermediul cărora se obţine integrarea tuturor informaţiilor disponibile într-o organizaţie, cu scopul optimizării resurselor disponibile ale acesteia.

Prin definitie, un sistem de tip ERP este o soluţie software complexă, ale cărei elemente sunt integrate într-o platformă comună, pentru gestionarea resurselor organizaţiei.

În ceea ce priveşte S.C.Mara S.R.L. managerul societăţii a luat decizia strategică de implementare a unui sistem ERP având la bază următoarele cauze:

- Societatea are un sistem informatic, dar care nu mai satisface necesităţile curente.

- Înlocuirea vechiului sistem care are mai multe aplicaţii depăşite tehnologic, în care se operează independent.

- Activitatea din cadrul firmei a crescut, managerii nu mai controlează afacerea.

- Societatea pierde teren în faţa competiţiei şi vede în implementarea unui sistem ERP o soluţie salvatoare.

Un ERP este necesar în cadrul societăţii Mara SRL deoarece realizează integrarea informaţiilor utilizate de către funcţiile şi departamentele societătii: resurse-umane, juridic, financiar-contabilitate, marketing, producţie, aprovizionare-desfacere, proiectare şi pregătire, logistic şi comercial, structurându-le într-un sistem coerent şi unitar. Pornind de la premisa că întregul este mai mult decât suma părţilor, ERP-ul realizează integrarea şi sincronizarea funcţiunilor întreprinderii, fiind un excelent mijloc de integrare şi ordonare a informaţiei, fluidizând schimbul de date între departamente.

Alegerea sistemului ERP a presupus parcurgerea catorva etape, printre care:

1. Stabilirea clară a cerinţelor/ nevoilor societăţii;

2. Stabilirea sistemelor care ar răspunde acestor cerinţe;

3. Stabilirea necesităţilor din punct de vedere tehnic

4. Stabilirea personalului implicat în proiect şi a persoanei care să conducă această activitate;

5. Vizionarea produselor şi studierea documentaţiei pusă la dispoziţie de integrator;

6. Stabilirea unui timp realist de implementare.

După parcurgerea acestor etape, managerul firmei împreună cu responsabilul de implementare, Moldovan-Puşi Liliana, au decis achiziţionarea sistemului de tip ERP bcManager Professional dezvolat de firma Berg Computers din Timişoara.

Pachetul conţine mai multe module şi anume: gestiune, salarii, contabilitate, imobilizări, producţie, pontaj, producţie textilă, producţie unicate, rapoarte.

Principalele avantaje ale ERP-ului bcManager Professional sunt:

- Utilizarea serverului Microsoft SQL asigură controlul şi securitatea datelor, dar şi operarea rapidă chiar şi în cazul unui volum mare de informaţii.

- Posibilitatea de conectare peste Internet la baza de date comună.

- Informaţiile sunt operate o singură dată urmând să fie reflectate atât în documentele comerciale cât şi în cele financiar-contabile graţie sistemului informatic integrat.

- Informaţiile sunt disponibile în timp real, oferind situaţii şi analize care prezintă o imagine de ansamblu asupra afacerii.

- Modalitatea de raportare face posibil exportul documentelor în diverse formate electronice: HTML, TIF, XLS.

- În procesul de planificare şi de urmărire a producţiei poate fi realizat un antecalcul şi un postcalcul al costurilor.

- Rapoartele şi analizele sunt complexe şi flexibile datorită filtrărilor, ordonărilor şi a grupărilor posibile după diverse criterii.

- Utilizand un generator de rapoarte se pot obţine raportări grafice specifice fiecărei organizaţii.

- Cursul valutar este actualizat automat de pe Internet.

Câteva condiţii minime sunt necesare funcţionării pachetului ERP bcManager Professional:

Server SQL:

- procesor compatibil Intel cu frecventă 2 GHz, RAM 512 MB, HDD 20 GB - SO Microsoft Windows 2000 Server. (XP nu permite decat 10 conexiuni simultane). Se recomandă folosirea unui computer pentru baza de date (Microsoft SQL server) şi a unui alt computer (bazat pe SO Linux) pentru stocarea de fişiere.

Workstation:

- procesor compatibil Intel cu frecventă 500 MHz, RAM 128 MB, HDD 500 MB liber

- Microsoft Windows (95, 98, NT, 2000, XP, Vista).