Organigrama - concepte teoretice și studiu de caz

Concepte teoretice

Desfăşurarea activităţii unei unităţi economice sub multiplele ei

aspecte (tehnice, economice, sociale etc.) care, de fapt, coincide cu

exercitarea funcţiunilor sale, presupune conceperea şi realizarea unei

structuri organizaţionale care să favorizeze atingerea obiectivelor pe care şi

le-a fixat şi, implicit, a scopurilor urmărite de componenţii săi. Este vorba

de constituirea unor elemente structurale ale unităţii economice cu caracter

de execuţie (de producţie şi de servire) şi funcţionale care să contribuie,

după caz, la obţinerea producţiei, servirea acesteia şi la exercitarea

funcţiilor managementului.

Din manifestarea funcţiei de organizare în toată complexitatea

activităţilor circumscrise, rezultă întregul sistem de organizare al unităţii

economice, care are rolul de a asigura desfăşurarea în condiţii normale a

activităţilor specifice funcţiunilor acesteia şi ale funcţiilor managementului.

Importanţa deosebită a organizării în desfăşurarea activităţilor din

unităţile economice a generat, după cum era şi firesc, păreri diverse în

legătură cu conceptul de organizare structurală, tipuri de structuri, elemente

componente ale unei structuri organizatorice etc.

Organizarea structurală constă în gruparea funcţiunilor, acţiunilor,

atribuţiilor şi sarcinilor în funcţie de anumite criterii şi repartizarea acestora

în subdiviziuni organizatorice, în scopul realizării lor, pe grupuri de

persoane, în vederea asigurării unor condiţii cât mai bune pentru

îndeplinirea obiectivelor unităţii economice. Rezultatul organizării

structurale îl reprezintă structura organizatorică.

Structura unei organizaţii reprezintă formalizarea şi repartizarea misiunilor şi funcţiilor între diferite subansamble (Direcţii, Departamente,Servicii, Birouri,etc.) definite cu această ocazie, precum şi relaţiile stabilite între subansamblele în cauză.

Structura organizatorică a firmei este o expresie atât a resurselor umane, materiale, financiare şi informaţionale încorporate, cât şi a caracteristicilor mediului în care aceasta îsi desfăşoară activităţile.

Importanţa structurii organizatorice rezidă în condiţionarea obţinerii unei profitabilităţi ridicate în firme, întrucât este o componentă de bază a sistemului de management, a cărui funcţionalitate o determină în bună măsură.

Structura organizatorică asigură osatura sistemului managerial,de raţionalitatea sa depinzând într-o proporţie considerabilă conţinutul şi îmbinarea sistemului de obiective, configuraţia şi funcţionalitatea sistemului informaţional şi decizional, gama metodelor şi tehnicilor de management utilizate,toate acestea determinând modul de folosire a resurselor, condiţiilor de vânzare a produselor şi implicit volumul cheltuielilor, mărimea profitulului.

Reprezentarea grafică a structurii organizatorice

Structura funcţională poate fi reprezentată grafic prin organigramă,

care evidenţiază modul de grupare a organismelor, posturilor de conducere,

compartimentelor şi relaţiilor organizatorice dintre acestea, distribuite pe niveluri ierarhice.

Organigrama este reprezentarea vizuala a structurii organizatorice,cuprinde elementele componente ale structurii distribuite pe nivele şi linii ierarhice existente, redate prin semne distincte.

Ea poate fi apreciată ca un instrument deosebit de important pentru

informare şi analiză a organizării conducerii, cât şi în activitatea de cercetare

şi proiectare a acesteia.

Prin intermediul organigramei se pot evidenţia erori de subordonare

a diferitelor posturi sau compartimente, a gradului de încărcare a cadrelor

de conducere, se pot face aprecieri asupra respectării unor principii generale

de elaborare a structurii.

Organigramele pot fi grupate astfel: după caracteristici constructive,

după sfera de cuprindere, după situaţia pe care o reprezintă, după conţinut.

După caracteristicile lor constructive, organigramele pot fi organigrame ordonate rectangular şi organigrame ordonate circular.

Organigramele ordonate rectangular au scara ierarhică pe verticală, iar

posturile şi compartimentele sunt amplasate pe diferite niveluri ierarhice şi

poartă denumirea de “rectangular verticală” sau “piramidală”. Aceste

organigrame sunt cele mai frecvente datorită uşurinţei în construcţie şi

expresivităţii lor. Pentru societăţile comerciale care au un număr mare de subdiviziuni

organizatorice se recomandă alcătuirea unei organigrame cu “axe

rabatabile”. În acest caz organigramele şi posturile de conducere aflate la

nivelul unităţii sunt distribuite pe niveluri ierarhice în sens descendent iar

compartimentele pe axe rabotate.

După sfera de cuprindere a activităţilor, organigramele pot fi grupate

în: generale sau de ansamblu şi de detaliu sau parţiale.

Organigramele de ansamblu reprezintă grafic principalele

componente structurate pe niveluri ierarhice şi asigură o viziune generală

asupra organizării, subordonării şi distribuirii activităţilor pe linii ierarhice.

Organigramele de detaliu reprezintă numai anumite activităţi din

organigrama de ansamblu, acestea pot fi detaliate până la elementele

primare ale structurii. Se elaborează pe compartimente şi prin asamblarea

lor se ajunge la o organigramă generală care cuprinde întreaga activitate. O

astfel de organigramă generală care cuprinde întreaga activitate devine

greoaie şi inoperantă pentru cei care nu sunt specialişti în domeniu. Pentru acest motiv se încearcă o simplificare prin eliminarea elementelor de detaliu şi sunt prezentate

grafic numai acele elemente structurale care sunt strict necesare.

În elaborarea organigramelor trebuie avute în vedere două aspecte

contradictorii. Primul se referă la faptul că o organigramă cu cât este mai

completă cu atât va furniza informaţii mai multe despre componentele pe

care le reprezintă, devine mai utilă pentru specialiştiî. Cel de-al doilea aspect

evidenţiază dificultăţi sporite pentru nespecialişti în formarea unei viziuni

de ansamblu asupra modului de structurare a activităţilor în unitatea

economică. În consecinţă se impune o analiză judicioasă a elementelor

componente ce urmează a fi cuprinse într-o organigramă de ansamblu astfel

încât ea să-şi îndeplinească funcţiile pentru care a fost elaborată.

Organigramele mai pot fi grupate după conţinutul lor în:

organigrame de structură care definesc poziţia în unitatea economică

compartimentelor şi posturilor de conducere unele în raport cu altele,

indiferent de funcţiunile unităţii la îndeplinirea cărora participă şi

organigramele pe funcţii în care se precizează funcţiile ocupate de

personalul unităţii. În organigramele pe funcţii se poate indica şi numele

conducătorului, în acest caz ele poartă denumirea de organigrame nominale.