Organizarea festivității de absolvire și a banchetului

I. Conceperea Proiectului

In fiecare an o noua promotie de studenti va absolvi facultatea pe care a urmat-o de-alungul unei perioade de studiu. Astfel ei vor serba absolvirea invatamantului superior prin evenimente festive de mare amploare.

Asadar, observam ca organizarea festivitatii de absolvire si a banchetului costituie un proiect interesant si fezabil, care isi gaseste an de an utilitatea.

In aceasta lucrare voi prezenta modul de organizare al festivitatii de absolvire si al banchetului, luand in calcul toate elementele necesare pentru a realiza o organizare impecabila.

1. Scopul organizarii evenimentului:

-relaxarea studentilor in preajma examenului de licenta

-intalnire la care studentii au ocazia ca schimbe impresii despre facultate si sa isi comunice unul altuia planurile de viitor

-prin cursul festiv fiecare absolvent va realiza faptul ca a parcurs cu succes o noua etapa din viata sa

-studentii vor avea parte si de putina distractie la sfarsitul anilor de studiu

2. Obiectivele acestui proiect:

-alegerea unei locatii potrivite

-formarea unei echipe de organizatori

-contractarea unui organizator al cursului festiv

-amenajarea locatiei

-achizitionarea bunurilor necesare

-organizarea unei festivitati placute

3. Costul evenimentului variaza in functie de numarul de participanti. Putem estima ca la un efectiv de 400 de participanti suma totala ar fi de 90 000 RON.

4. Etapele necesare organizarii acestui eveniment se intind pe aproximativ 8 luni de zile.

5. Proiectul fiind fezabil si avand o cerere costanta an de an, se ia decizia de a fi implementat.

II. Nasterea si dezvoltarea proiectului

Detalierea obictivelor pe activitati:

1. Pentru formarea echipei de organizatori, au fost anuntate toate specializarile, urmand ca cel putin un reprezantat al fiecareia sa faca parte din echipa. In principal au fost desemnati sefii de grupe, acestia putand sa ia contactul usor cu fiecare participant si sa ii comunice opiniile in cadrul echipei. Deziciile se vor lua proportional cu numarul de studenti care frecventeaza cursurile fiecarei specializari in parte, urmarindu-se ca prin acest lucru opinia fiecarui student sa fie reprezentata. Echipa de organizare se alcatuieste in luna noiembrie anul anterior desfasurarii evenimentelor.

2. Alegerea locatiei este probabil cel mai important lucru, deoarece pentru ca evenimentele sa fie bine organizate trebuie alese, cu gust, locatii potrivite acestor doua festivitati. Inca din luna decembrie se va alege sala pentru banchet. In acest caz trebuie sa se tina cont de numarul studentilor care vor participa la eveniment si de dorinta acestora. Initial se vor alege salile suficient de incapatoare, dupa care acestea vor fi supuse la vot direct studentilor. In Sibiu este o singura sala in care incap mai mult de 400 de persoane, Grand Hotel Dumbrava cu o capacitate maxima de 600 de persoane. Astfel ramane in discutie doar aceasta locatie pentru banchet. Referitor la cursul festiv, sunt oferte ca: Sala Transilvania, Casa de Cultura a Sindicatelor sau Sala Thalia.

3. Pentru organizarea cursului festiv este necesara contractarea unei firme specializate in organizarea acestui tip de activitate. Acest lucru are loc dupa alegerea locatiei, in luna ianuarie. La inceput sunt contactate mai multe firme, urmand ca ulterior, dupa studierea ofertelor, echipa de organizatori sa opteze in favoarea uneia pe baza raportului calitate/pret pentru a obtine costuri cat mai reduse, dar si evenimetul sa fie la un nivel ridicat. Aceasta firma va furniza pe langa robe si toci, modele de invitatii si modele de diplome, precum si protocolul din ziua organizarii festivitatii de absolvire. Organizatorii vor alege modelele de diploma si de invitatie, urmand ca acestea sa fie ulterior personalizate pentru fiecare participant.

4. Amenajarea locatiei este realizata, in principal, de catre proprietarii salii in cazul banchetului, iar in ceea ce priveste festivitatea de absolvire administratorul locatiei, precum si firma contractata de organizatori au obligatia de a crea o ambianta placuta. In functie de intelegerea cu echipa de organizatori, poate fi foarte mult fast sau extravagantele pot fi mai rare. Amenajarea celor doua locatii are loc cu cateva ore inaintea desfasurarii evenimentului propriu-zis.