Ședințele și Discuțiile în Management

NOŢIUNI GENERALE DESPRE ŞEDINŢE

Şedinţa este o reuniune a unui grup de persoane pentru o perioadă scurtă în decursul căreia se urmăreşte realizarea anumitor obiective pe baza schimbului de informaţii între organizatori şi participanţi.

În legătură cu aceste reuniuni există numeroase păreri care pot fi grupate în 2 grupe:

1. autorii, savanţii care susţin că totul trebuie de rezolvat în colectiv cu ajutorul şedinţelor;

2. autorii ce neagă complet rolul şedinţelor.

TIPOLOGIA ŞEDINŢELOR

I. Şedinţele de armonizare – sunt impuse de interdependenţele dintre subdiviziunile unei întreprinderi. Scopul acestor şedinţe constă în identificarea zonelor de convergenţe sau divergenţe, de a confrunta opiniile şi de a primi o decizie optimală pentru toţi.

II. Şedinţele de explorare (creativitate) – petrecerea acestor şedinţe este cauzată de complexitatea problemelor tehnice şi organizatorice ce apar şi necesită o rezolvare în procesul de conducere. Componenţa acestor şedinţe variază în dependenţă de problema examinată. În urma acestor şedinţe are loc adoptarea unei decizii, noi, unice rezultatul constă din nişte puncte de plecare. Din cauza că conducătorul crede în eficienţa deciziilor ce pot fi realizate imediat, aceste şedinţe în practică sunt neapreciate pe deplin.

Principalele metode ce se folosesc la şedinţele de creativitate:

1. Metoda Delphi – anchetarea specialiştilor;

2. Metoda Brainstorming – asaltul de idei, presupune următoarele 2 principii:

• oricât de ingenioase nu ar fi ideile individuale, ele se stimulează reciproc numai în colectiv;

• ideile noi nu se pot naşte la şedinţele obişnuite.

Important pentru orice şedinţă de Brainstorming este respectarea a 4 reguli:

1) excluderea aprecierii critice;

2) imaginaţia liberă;

3) cantitatea (cît mai multe idei);

4) combinarea şi ameliorarea.

Din 1939, cînd a fost elaborată tehnica „asalturi de idei”, ea şi-a găsit aplicare în cele mai diverse sfere de activitate şi soluţionării diferitor probleme:

• scoaterea din impas a economiei:

• lărgirea vânzărilor şi a pieţelor de desfacere;

• perfecţionarea organizatorică.

Că o formă de perfecţionare a acestor şedinţe se consideră cea pusă în aplicare de Charles Carmik, bazată pe următoarele principii:

1) pentru atingerea anumitor obiective cu caracter permanent se convoacă colective de lucru tot cu caracter permanent (producerea, vânzarea, reducerea cheltuielilor);

2) micile consilii sunt independente de structura ierarhică a întrunirilor;

3) colectivele lucrează în afara orelor de program fiind remunerate special pentru aceasta;

4) colectivele se reînnoiesc periodic la 6 sau 12 luni prin următoarea procedură: Membrii colectivului prin vot secret îşi apreciază activitatea, ultimii 3-4 membri ai colectivului automat sunt înlocuiţi cu alţi membri noi, dar îşi păstrează dreptul de a fi realeşi.

5) colectivul examinează şi caută soluţii pentru orice problemă sugerată de conducător;

6) propunerile adoptate în unanimitate sunt examinate de consiliul de administraţie cu participarea membrului colectivului.

III. Şedinţa decizională – cea mai complexă responsabilitate, participă un număr redus de persoane numai specialiştii şi conducătorii funcţionali. Conducătorul ce petrece şedinţa timp de 5 minute e obligat să explice situaţia şi scopul şedinţei. Fiecare participant îşi expune părerea sa proprie argumentată. În cazul cînd la şedinţă participă conducerea, subalternii e de dorit ca primii să-şi expună părerea. În finalul şedinţei conducătorul face o generalizare şi propune varianta sa de decizie.