Planificarea Proiectului

1. PROGRAMAREA LUCRĂRILOR

1.1 Faze şi momente de referinţă

Primul pas în realizarea unui program de activităţi este să se stabilească dacă acestea pot fi defalcate, la o scară mai grosieră, în mai multe faze principale. Împărţirea în faze reprezintă un prim pas important, deoarece oferă posibilitatea ca un proiect mare să fie tratat ca o succesiune de subproiecte mai mici, fiecare din ele finalizâdu-se odată cu începerea următorului. Evenimentele cheie sau momentele de referinţă ale unui proiect sunt reprezentate ca punctele de încheiere ale fiecărei faze.

Nu este întotdeuna posibilă divizarea unui proiect în faze distincte şi succesive; de cele mai multe ori pot să existe anumite activităţi care se suprapun în timp. Chiar şi atunci când este posibil ca proiectul să fie divizat în faze distincte, se pate dovedi util ca părţi ale acestor faze să se suprapună, astfel încât proiectul să poată fi terminat mai repede. De pildă se poate stabili ca activitatea de aprovizionare să fie începută după începerea activităţii de proiectare, dar înainte de încheierea acesteia. Totuşi, chiar şi când fazele se suprapun, este bine să se identifice unele evenimente semnificative care să reprezinte anumite repere fixe faţă de care să poată fi măsurate progresele înregistrate. De exemplu, pe durata construirii unui vapor, există un moment în calendarul de lucru care marchează lansarea la apă. Acesta reprezintă, pentru activitatea de construcţie a navei, un reper uşor identificabil şi nedisputabil.

Ideal, într-un proiect ar trebui să poată fi identificate mai multe momente de referinţă bine definite, care să servească drept asemenea reper. Cel mai necesar atribut al unui bun moment de referinţă este acela de a nu permite îndoiala dacă a fost sau nu atins. De exemplu, dacă doriţi să folosiţi drept moment de referinţă momentul încheierii fazei de proiectare, atunci trebuie să va asiguraţi că puteţi defini ceea ce trebuie să înţeleagă prin încheierea proiectării. Trebuie să definiţi cu precizie care anume produse trebuie livrate şi cum poate fi evaluat gradul de realizare a acestora, astfel încât să se poată spune că proiectul este gata. De exemplu, un moment de referinţă bun trebuie să fie şi semnificativ: chiar dacă „finalizarea instalării a 1000 m cablu„ reprezintă un reper măsurabil, acesta nu este la fel de plin de sens ca „încheierea cablării întregii clădiri„.

1.2 Diagramele Gantt

O modalitate uzuală şi eficientă de reprezentare a programului de activitate este folosirea unei diagrame cu bare cunoscute în literatura dedicată managementului de proiect sub numele de diagrame Gantt (după creatorul acestora, Henry Gantt). Ideea de bază constă în enumerarea activităţilor pe o pagină de sus în jos, şi, utilizând o scară temporală, desenarea câte unei bare orizontale pentru fiecare activitate – fiecare bară reprezentând durata de realizarea a activităţii respective. Principalul dezavantaj al diagramei Gantt este că dependenţele dintre două activităţi nu pot fi uşor stabilite; ele pot fi doar deduse.

1.3. Tehnica reţelelor: reţelele cu activităţile pe săgeţi

Tehnicile bazate pe reţele sunt incluse în pachetele soft, astfel încât chiar dacă nu ştiţi nimic despre ele, programul poate întocmi scheme şi planuri de activităţi care ţin cont de dependenţele dintre activităţi şi resursele disponibile. Deşi anumite pachete de soft pot genera rezultate foarte sofisticate, principiile lor sunt foarte clare, astfel încât ele pot fi trasate şi analizate chiar şi numai cu ajutorul creionului şi hârtiei. Acest lucru vă va ajuta să înţelegeţi cum procedează calculatorul şi astfel să utilizaţi instrumentul respectiv cât mai eficient. Orice manager de proiect trebuie să fie capabil să traseze reţele fără a recurge la computere. Unii autori susţin chiar că trebuie început întotdeauna prin creionarea ideilor pe hârtie, şi nu prin realizarea proiectului direct pe calculator. O asemenea abordare depinde de cât de familiarizat sunteţi cu un anumit pachet de soft. Computerul devine util în special atunci când schiţele pe hârtie trebuie să fie formalizate şi actualizate.

Există mai multe variante de tehnici de reţele, cunoscute ca programarea drumului critic, analiza drumului critic şi PERT (de la Project Evaluation and Review Technique, adică Tehnica de analiză şi evaluare a proiectelor). Ideea de bază a construirii unei reţele este de a reprezenta grafic relaţiile de precedenţă dintre activităţile ce urmează să fie realizate în cadrul proiectului. Scopul este obţinerea unei diagrame fără a cunoaşte de la bun început care vor fi termenele de începere a activităţilor (prin contrast cu diagramele Gantt, unde desenarea barelor nu putea fi făcută decât dacă se fixau datele sau cel puţin ordinea relativă şi duratele activităţilor). Reţelele activităţilor şi dependenţele dintre ele trebuie să nu se modifice semnificativ nici atunci când duratele estimate ale activităţilor se schimbă sau când sunt introduse noi activităţi.

Ca să poată construi o reţea, planificatorul trebuie să poată răspunde, pentru fiecare activitate, la două întrebări:

1. care este activitatea care trebuie realizată înaintea activităţii curente, astfel încât aceasta să poată fi începută?

2. care este activitatea care îi urmează?

Răspunsurile la aceste întrebări îl pot ajuta pe planificator să stabilească dependenţele dintre activităţi. După ce lanţurile de activităţi dependente au fost stabilite, se poate adresa şi o a treia întrebare referitoare la fiecare activitate în parte:

3. ce activităţi pot fi desfăşurate în acelaşi timp cu activitatea curentă?

Adică ce activităţi sunt independente de activitatea curentă, chiar dacă depind de finalizarea unor activităţi precedente comune- Răspunsul la întrebare serveşte la identificarea acelor activităţi care se pot suprapune în timp. În acest stadiu planificatorul nu trebuie încă să-şi facă probleme dacă resursele care le are sunt sau nu suficiente pentru astfel de suprapuneri; cele trei întrebări servesc numai pentru a ajuta la construirea unei reţele de activităţi care să se întindă de la începutul până la sfârşitul proiectului.

Reţeaua are rolul de a ajuta la alcătuirea unui program sau calendar de activităţi fezabil. Există două familii de asemenea tehnici: reţele cu activităţile pe săgeti şi cu activităţile în noduri.

Reţele bazate pe activităţi pe săgeţi

Fiecare activitate este reprezentată de o săgeată care începe şi se sfârşeşte într-un nod (reprezentat sub forma unui cerculeţ). Fiecare nod reprezintă un eveniment, un punct cu durata zero, care semnifică finalizarea tuturor activităţilor ce conduc către acel nod. Date fiind duratele estimate pentru fiecare activitate, se poate calcula timpul minim necesar pentru realizarea proiectului. Acesta este dat de durata celui mai îndelungat drum de la începutul şi până la sfârşitul proiectului. Această cale de durată cea mai mare este cunoscută drept drum critic.

Spre deosebire de diagramele Gantt, reprezentarea reală a activităţilor şi a nodurilor pe pagină este irelevantă. Numerele sunt atribuite evenimentelor doar în scopuri de identificare. Sunt atribuite şi nu servesc decât la identificarea unică a fiecărui nod. Deşi proiectul progresează în timp, numerele nu cresc. Ar fi total nerecomandabil să nu se ţină cont de ordinea probabilă a evenimentelor şi, obicei, numerele sunt alese astfel încât să se respecte o ordine crescătoare. Perechile de noduri aflate la capetele unei săgeţi sunt folosite pentru a identifica activitatea respectivă, cu condiţia să nu fie decât o singură astfel de săgeată.