Nevoile sistemului informațional în cazul IMM-urilor

Lumea se schimbă, acum mai rapid ca niciodată, viaţa este din ce în ce mai trepidantă, devenim din ce în ce mai pretenţioşi, avem gusturi sofisticate suntem din ce în ce mai informaţi. Vârtejul acesta ameţitor atrage după sine totul. Întreprinderea, ca organizaţie, capătă o dimensiune din ce în ce mai inteligentă, la toate nivelurile sale, asigurând şi supravieţuirea în condiţiile unei concurenţe acerbe. Piaţa este foarte pretenţioasă în multe domenii de activitate. Impactul tehnologic a fost atât de profund în ultimele decenii, încât, dincolo de modul de organizare a activităţii întreprinderilor, a mediului de lucru, de modalitatea de derulare a relaţiilor dintre firme, s-a schimbat radical şi modul în care oamenii percep valoarea, avuţia. În succesul şi supravieţuirea pe piaţă a unei firme, elementul esenţial tinde să fie nu aparatul productiv sau terenul, nici chiar banii, ci informaţia, văzută ca resursă principală. Trecerea de la o economie materială la una bazată pe informaţii şi cunoştinţe a marcat o nouă eră în istoria omenirii.

Toată lumea vorbeşte de societatea informaţională şi, mai nou, de societatea bazată pe cunoaştere.

Sistemul informaţional al managementului poate fi definit ca sistem manual sau computerizat, proiectat şi aplicat cu scopul de a furniza managerilor de la toate nivelurile şi funcţiile informaţiile parvenite din sursele interne şi externe organizaţiei, pentru comunicarea şi utilizarea acestora în adoptarea de decizii eficiente în activităţile de previziune, organizare, coordonare şi control, conform competenţelor specifice.

În acest context, ca "sistem de management" sau doar ca "tehnică" în etapa de luare a deciziei, sistemul informaţional al managementului prezintă următoarele caracteristici:

- se bazează pe o circulaţie verticală a informaţiilor (de exemplu, între subordonaţi şi conducători);

- este alcătuit dintr-o multitudine de subsisteme care furnizează informaţii de la cele curente, operative, pînă la cele strategice;

- subsistemele componente sînt astfel coordonate şt integrate, încît formează un tot unitar;

- necesită o bază de date bine pusă la punct, actualizată şi structurată astfel încît să permită accesul rapid al managerilor la informaţiile stocate în ea;

- utilizează în mare măsură instrumentarul tehnic, solicitînd extinderea utilizării sistemelor automate;

- presupune antrenarea continuă a unui personal cu o înaltă competenţă profesională.

Sistemul informaţional reprezintă un ansamblu de fluxuri şi circuite informaţionale organizate într-o concepţie unitară, utilizându-se metode, proceduri, resurse materiale şi umane, pentru selectarea, înregistrarea, prelucrarea, stocarea şi/sau transmiterea datelor şi informaţiilor.

În ceea ce priveşte rolul acestor sisteme putem spune că ele îndeplinesc adevărate funcţii, fiecare având mai multe acţiuni de îndeplinit, printre care se enumără:

- funcţia de prevedere-prin deducerea informaţiilor necesare într-o situaţie dată, presupunând elaborarea de previziuni funcţionale (bilanţ previzional, buget de venituri şi cheltuieli) şi dinamice (programe-mix) pe baza analizei istoricului organizaţiei;

- funcţia de interpretare - a unor informaţii primite din mediul real prin care se stabileşte starea sistemului, realizată prin analize economico-financiare;

- funcţia de prelucrare - a informaţiilor prin aplicaţia şi-sau procedurile privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive şi deductive de selecţie a unor alternative decizionale, realizarea interfeţelor dintre proceduri şi aplicaţii;

- funcţia de diagnoză - prin surprinderea situaţiilor de funcţionare defectuoasă a unor

componente ale sistemelor;

- funcţia de instruire –prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialişti prin dialoguri sub formă de meniuri ierarhizate;

- funcţia de proiectare –a unor obiective tehnice şi tehnologii;

- funcţia de control –proprie sistemului prin subsistem propriu şi monitorizare a interfeţelor.

Elementele de baza ale acestui proces constau în identificarea necesitatilor

informationale, localizarea surselor informationale si utilizarea informatiilor.

Identificarea necesitatilor informationale este o etapa importanta, deoarece fiecare angajat are propria sa cerere de informatie, chiar daca, de exemp lu, ocupa posturi similare.

Localizarea surselor informationale este o etapa influentata mai mult de aspectele tehnice ale noilor tehnologii introduse, prin instrumentele diverse si din ce în ce mai performante. Procesul de cautare si gasire a informatiei dorite porneste de la identificarea surselor posibile, selectarea celor utile si cel mai putin costisitoare, localizarea si culegerea informatiilor dorite. Evaluarea cost/beneficiu a etapei trebuie sa tina cont de cel putin trei factori psihologici ai individului, care îi confera un anumit nivel de competenta: factori cognitivi, factori afectivi si factori ambientali.

Utilizarea informatiei în procesul muncii reprezinta ultimul si cel mai important nivel al procesului informational uman de acceptare si adaptare la TI. Acesta implica un proces complex de selectie, de organizare si ordonare a informatiilor, care va conduce la decizia pe care trebuie sa o ia angajatul. În functie de gradul de pregatire, experienta si motivatie, decizia va avea ca efect un profit corespunzator unor costur i reduse, mai ales când sunt înlaturate redundantele.

Un factor important îl reprezinta reutilizarea informatiei în situatii identice, transformarea si adaptarea ei în situatii similare, precum si corelarea informationala în situatii complexe. De aici rezulta necesitatea muncii în echipa, care poate genera, prin

efectul de sinergie informationala, un plus de profit cu costuri zero.