Contabilitate - Capitolul 3

Capitolul 3

MECANISMUL CONTABIL: ANALIZA, ÎNREGISTRAREA

SI CONTROLUL TRANZACTIILOR ÎN CONTURI

Acest capitol descrie câteva din procedeele contabile folosite în practica. Nu vom introduce

concepte contabile noi. Procedurile prezentate aici fac mai usoara sarcina înregistrarii diferitelor

tranzactii. Desi multe întreprinderi folosesc sistem contabil computerizat, noi vom descrie

procedurile folosite într-un sistem contabil manual întrucât etapele de baza în oricare dintre

sisteme sunt mai usor întelese pe sistemul manual.

Cititorii acestei carti, studentii, au avut deja de-a face cu multe informatii contabile. Active,

capitaluri proprii, datorii, venituri, cheltuieli, rezultate, bilant, cont de profit si pierdere, note etc.,

toate acestea fac parte din sistemul contabil. Atunci când, cu ajutorul mass-mediei, poti afla

informatii despre profitul sau pierderea unei întreprinderi, despre dividende, despre bani investiti

în transporturi, aceste informatii provin din sistemul contabil al acesteia. Chiar înainte de a intra

într-un mecanism contabil propriu-zis, cititorul a acumulat asadar câteva idei despre

contabilitate.

Problema este ca s-ar putea ca unele din aceste idei despre contabilitate sa

fie eronate. Astfel, ca la orice alta stiinta, când studiem contabilitatea nu trebuie

sa avem prejudecati. Vom descoperi ca, asa cum este ea cu adevarat,

contabilitatea poate fi foarte diferita de ceea ce ne-am închipuit. Ne vom da

seama ca exista motive solide pentru aceste diferente si e important sa le

întelegem. Pentru a ajunge la un asemenea grad de întelegere, utilizatorii

trebuie sa stie multe lucruri despre conceptele si tehnicile contabile, sa

înteleaga natura si limitele informatiei contabile. Nu este necesar, totusi, sa

aiba cunostintele aprofundate ale contabilului.

Sa presupunem ca vi s-a cerut sa urmariti evenimentele într-o întreprindere

pentru a putea furniza informatii utile managementului. O cale de a îndeplini

aceasta sarcina ar fi sa descrieti evenimentele într-un jurnal similar celui al

unui capitan de vas. Dupa ce tineti un timp jurnalul, capatati experienta si

începeti sa dezvoltati treptat un set de reguli care sa va ghideze eforturile. De

exemplu, din moment ce ar fi imposibil de notat fiecare actiune a fiecarui

salariat din întreprindere, v-ati putea dezvolta reguli care sa va ghideze în

actiunea de alegere a acelor evenimente care sunt destul de importante pentru a

fi consemnate. De asemenea, va dati seama ca jurnalul ar fi mult mai valoros

daca ati standardiza anumiti termeni. Astfel, cei care îl vor studia, ar întelege

mai clar ceea ce ati vrut sa exprimati. Mai mult chiar, daca ati standardiza

termenii si definitiile lor, ati putea desemna pe altcineva sa tina acest jurnal,

având în acelasi timp asigurarea ca raportarea evenimentelor de catre acea

persoana ofera exact aceleasi informatii pe care le-ati fi oferit daca ati fi tinut

jurnalul personal. Ar putea exista mai multe cai de descriere a unui eveniment,

toate la fel de bune. Dar, pentru a avea o baza comuna de întelegere, veti

selecta doar una dintre acestea pentru sistemul de înregistrari.

Prejudecati

Cadrul

contabil

3.1. Contul. Rolul, forma si structura

Sa ne imaginam ca într-un bilant apare elementul Casa 1.000.000 lei.

Tranzactiile ulterioare în numerar pot afecta aceasta suma doar în unul din

doua moduri: o pot creste sau o pot scadea. În loc sa majoram sau sa micsoram

elementul prin stergerea vechii sume si introducerea celei noi dupa fiecare

operatie, vom putea scuti un efort considerabil daca adunam la un loc toate

majorarile si, respectiv, toate micsorarile si calculam modificarea neta ce

rezulta în urma acestora. La suma initiala vom aduna suma tuturor cresterilor si

vom scadea suma micsorarilor. Diferenta reprezinta noul sold al elementului

bilantier. Desi multe întreprinderi folosesc sisteme informatice de contabilitate,

noi descriem în acest capitol procedurile folosite în sistemul contabil manual

pentru ca pasii de baza în ambele tipuri de sisteme sunt aceiasi si este mai usor

sa vizualizam pasii într-un sistem contabil de tip manual.

În contabilitate, pentru a înregistra, calcula si controla existentul si

modificarile în sens contrar (cresteri, micsorari) ale fiecarui element bilantier,

pe o anumita perioada de timp, vom folosi instrumentul (model, procedeu)

denumit cont. Cea mai simpla forma de cont, numita T (teu) pentru ca seamana

cu litera T, arata ca în figura 3.1. si reprezinta o baza buna pentru studiul

sistemului partidei duble. Imaginati-va o pagina care are pe mijloc o linie

verticala, reprezentând piciorul T-ului, si o linie orizontala la o distanta de

2,5 cm de partea de sus a paginii, reprezentând linia orizontala a T-ului.