Coordonarea și Controlul - Atribute Indispensabile unui Management Eficient

Coordonarea si controlul, attribute indispensabile unui management eficient.

- Coordonarea

I Obiectivele si instrumentele coordonarii

Activitatea de conducere, in cadrul sectorului tertiar in mod special,presupune considerarea organizatiei intreprinderii ca un subsistem al macrosistemului economic.In cadrul acestui subsistem membrii sai au conceptii si preocupari asemanatoare,unite printr-un statut sau regulament comun pentru desfasurarea unor activitati organizate in vederea realizarii unor produse sau servicii care vor conduce la desfasurarea unei activitati eficiente producatoare de profit.

Raspunderea mentinerii sub control a oganizatiei revine managerilor iar actiunile pe care le infaptuieste cu scopul asigurarii armonizarii eforturilor individuale si colective in vederea indeplinirii obiectivelor organizatiei corespund coordonarii ca atribut al manegementului.

Organizarea firmei se afla in permanenta miscare modificandu-se de la o etapa la alta de la un obiectiv la altul. Aceasta “organizare in dinamica “ este ceruta de :

-dinamismul activitatii in sfera serviciilor si in egala masura de mobilitatea mediului in care isi desfasoara activitatea firma, ambele greu de previzionat

-nevoia cunoasterii reactiei si raspunsului subordonatiilor /subsitemelor firmei la mesajele emise de catre maneger in vederea corelarii deciziilor si actiunilor in mod corespunzator

In practica in general coordonarea este regasita sub una din cele doua forme:

-bilaterala(in cadrul careia tandemul manager-subordonat si este specific firmelor mici si mijlocii si consuma mult din bugetul de timp al managerului

-multilaterala(implica manegementul si mai multi subordonati si este utilizata pe scara larga mai ales sub forma sedintelor,reuniunilor etc.)

1.Obviectivele coordonarii

Managementul trebuie sa cunoasca unde, cand si cum si in ce conditii doreste sa evolueze formatia de lucru/compartimnentul/departamentul sau firma pe care o conduce iar in acelasi lucru trebuie cunoscut si de catre colaboratatori si subordonati.

Atributul de coordonare are ascpecte diferite in functie de unghiul din care este privit,astfel:

-de la nivelul actionarilor sau al celor care dirijeaza interesele ori stabilesc obiectivele organizatiei aceasta “consta in ansamblul proceselor de munca prin care se armonizeaza deciziile managerilor si actiunile personalului societatii comerciale si ale subansamblelor sale,in cadrul previziunilor si-al sistemului organizatoric stabilit anterior

-prin prisma executiei,aflata in sarcina conducatorului ,aceasta functie ,”consta in asigurarea armonizarii eforturilor individuale si colective precum si orientarea acestora spre indeplinirea scopurilor organizatiilor

Ambele viziuni urmaresc coeziunea organizatiei echilibrul intre activitatile si grupurile umane din diferitele compartimente ale organizatiei ,care au drept finalitate indeplinirea obiectivelor societatii comerciale,respectiv obtinerea de profit.Asadar,obiectivul principal il reprezinta rentabilizarea activitatilor.

Data fiind complexitatea vietii moderne ca si cea a obiectivului final propus si urmarit pentru mentinerea permanenta a armoniei intre activitati si participantii la procesul de realizare a productiei este nevoie de coordonare si mai ales de stabilirea cu precizie a obiectivelor activitatilor desfasurate.

Directiile de actiune ale functiei de coordonare se considera a fi :

-coordonarea prin politica de personal

-coordonarea prin comitete si reuniuni(sedinte,conferinte)

-coordonarea prin rapoarte asupra rezulatelor obtinute

-coordonarea prin instructiuni

-coordonarea prin instruirea personalului de conducere

Eficientizarea acestor activitati este in stransa corelare cu modul in care se desfasoara comunicarea asupra si in cadrul proceselor de productie (comunicare de calitate).

In econonmiile de piata firmele ,in general si cele de servicii in special, nu exista comunicare;prezenta unei oragnizatii in mediul economic modern este conditionata de parcurgerea unui traseu al comunicarii.

Acest traseu este conditionat de existenta in cadrul societatii comerciale a unor intense comunicatii pe :

-verticala :intre diferitele niveluri de conducere (intre manegerii si subalternii lor )

-orizontala :intre conducatori si executantii situati la aceleasi niveluri in structura organizatorica

-oblic:intre cadre situate la niveluri diferite si angajate in desfasurarea unor activitati diferite .

In cadrul activitatiilor practice de coordonare au fot remarcate 4 elemente ale organizarii formale care pot contribui la cresterea aficientei activitatii de ansamblu a organizatiei:

1.Canalele comunicationale formale,corespunzatoare relatiilor din structura organizatorica,care disciplineaza semnificativ fluxul informational intre nivelurile ierarhice,permitinad coordonarea operativa si eficace a tuturor activitatiilor

2.Strucutura distributiei autoritatii in cadrul organizatiei,in concordanta cu care se stabilesc prerogativele in materie de coordonare ale managerilor aflati pe diferite niveluri ierarhice,raporturile dintre functii si comunicatiile care se realizeaza in cadrul acestor raporturi

3.Specializarea muncii la nivelul posturilor,functiilor si al compartimentelor,care favorizeaza comunicatiile si faciliteaza coordonarea in cadrul grupurilor de munca ce prezinta unitate de limbaj,de optica asupra activitatilor care trebuie desafasurate,ca si in utilizaea unor metode si tehnici specializate

4.Posedarea informatiilor de catre anumite persoane,care permit realizarea coordonarii numai functie de obiectivele prestabilite care trebuiesc atinse si de modificarile conditiilor de infaptuire

Derularea in bune conditiuni a activitatiilor de coordonare are finalitate in cresterea eficacitatii si eficientei activitatii in cadrul oricarei organizatii.