Management de Proiect

1. Introducere:

Managementul proiectelor este un proces dinamic, desfasurat în mod stiintific, care organizeaza si foloseste resursele corespunzatoare pentru a realiza obiectivele stabilite, având ca obiectiv generic reducerea deficientelor la zero prin cresterea eficientei activitatilor si organizarea echipelor de management si implementarea proiectului. În managementul proiectelor o parte din personalul pentru implementarea proiectelor poate fi angajat temporar, lipsind astfel permanenta rolurilor. Personalul implicat în proiect poate avea diferite roluri de îndeplinit la momente diferite. Planificarea în cadrul elementelor prestabilite, ca bugetul, durata de realizare, planul de baza, care sunt precizate la momentul structurarii proiectului prezinta o importanta fundamentala. Managementul proiectelor se caracterizeaza prin trasaturi proprii, care asigura succesul proiectelor. Una dintre trasaturile principale este multilateralitatea deoarece implica, pe lânga cunostinte economice si tehnice de specialitate, din domeniul specific fiecarui proiect, o gama larga de cunostinte si aptitudini organizatorice, astfel încât sa coordoneze în paralel organizarea optima a timpului în scopul terminarii proiectului la timpul prevazut, conducerea echipei conform celor mai avansate tehnici manageriale prin îmbinarea utilizarii optime a capacitatii profesionale a fiecarui membru cu asigurarea unor relatii interumane de colaborare la nivelul echipei, precum si administrarea celorlalte resurse. Pentru asigurarea succesului proiectelor, o conditie esentiala consta în concentrarea permanenta a managementului proiectelor asupra îndeplinirii obiectivelor propuse, si , deci, a schimbarii într-un mod organizat a situatiei existente în vederea realizarii situatiei dorite.

Managementul proiectelor este deosebit de complex, deoarece reprezinta sinteza a cel putin patru activitati tehnico-economice:

- pregatirea si lansarea proiectul;

- organizarea si dezvoltarea si implementarea proiectului;

- asigurarea coerentei actiunilor;

- monitorizare si evaluarii.

Managementul proiectelor este un sistem complex, în permanenta modificare, de activitati interconectate, care trebuie conduse cu ajutorul unui personal eterogen, cu diferite calificari, opinii si interese, actionând în cadrul unei echipe. În centrul acestui sistem trebuie sa se afle un proces de rezolvare a problemelor, axat pe o activitate constructiva în vederea gasirii unor solutii.

Trebuie precizată legătura între conceptele program şi de proiect. Relaţia este cea dintre întreg şi parte, programul fiind întregul, iar proiectul partea.

Programul poate fi definit ca un grup de proiecte gestionate după o anumită regulă, astfel încât să se obţină avantaje mai mari decât dacă s-ar realiza prin tratarea lor separată. Proiectele sunt subcomponente ale programelor, deci şi managementul proiectelor se situează sub directa subordonare a managementului programelor.

Programul poate reprezenta o strategie regională, naţională sau internaţională şi se transpune în realitate prin proiecte.

Managementul programelor, asemănător managementului proiectelor este un mod de lucru integrativ – de obicei, o acţiune dintr-un anumit domeniu va genera efecte pozitive sau negative în domeniile conexe. Aceste interacţiuni, directe, bine cunoscute sau subtile şi nesigure, determină adesea schimbări în obiectivele şi structura programului, influenţând performanţa acestuia (o schimbare a obiectivelor programului va afecta bugetul acestuia, sau chiar calitatea serviciilor).

Inainte de lansarea în managementul unui proiect trebuie identificat foarte clar obiectivele acestuia. Nu există proiecte fără obiectiv! Obiectivele proiectului rezultă din tema acestuia şi din obiectivele strategiei pe care acesta trebuie să o pună în aplicare. Tema proiectului sau misiunea acestuia reprezintă motivul pentru care acesta a fost creat, adică tocmai raţiunea de a exista a proiectului. Managementul proiectelor are ca primă sarcină interpretarea misiunii proiectului şi transpunerea acesteia în obiective, direcţii de acţiune, politici, strategii, planuri de acţiune care să permită realizarea acesteia şi obţinerea rezultatelor scontate.

In aceste sens, se prezinta mai jos arborele problemelor – identificate de forurile / agentiile finantatoare si respectiv arborele obiectivelor. Prin aceasta metoda, se transforma problemele / necesitatile identificate in obiectivele generale / specifice ale unui proiect care trebuie sa conduca la eliminarea lor.

Fig. 1 - Arborele problemelor

Fig. 2 - Arborele obiectivelor:

Arborele problemelor este o procedura care permite:

- analiza unei situatii existente

- identificarea problemelor cheie

- vizualizarea problemelor in forma unei diagrame/arbore (relatie cauza-efect )

Generarea ideii de proiect este procesul prin care problemele se transforma in obiective de indeplinit. Este demn de mentionat ca NU orice problema se rezolva printr-un proiect. De multe ori, efectuarea unor operatiuni impreuna cu alocarea unor resurse suficiente, pot rezolva nevoia identificata.