Organizația și Mediul Organizației

Societatea modernă reprezintă un ansamblu de organizaţii. Aproape toate aspectele existenţei umane sunt reglementate, asistate sau facilitate de către o organizaţie sau alta. Aproape toţi oamenii fac parte din structurile şi procesele unui tip de organizaţie, fie ea familie, şcoală, guvern, biserică, afacere, întreprindere sau club.

Conform unei definiţii simple, o organizaţie reprezintă combinarea şi utilizarea de resurse umane, financiare şi materiale în vederea atingerii unor obiective. Toate organizaţiile includ într-o formă sau alta un set de obiective proprii, distribuirea puterii şi autorităţii, aşteptările cu privire la funcţii sau îndatoriri, canale de comunicare şi anumite metode de asigurare a atingerii obiectivelor. Natura universală a organizaţiilor a făcut ca ele să fie atât subiectul admiraţiei, cât şi al glumelor sau povestirilor negative. Pe de o parte, despre unele organizaţii se spune faptul că ‘merg ca unse’, în timp ce în altele oamenii se plâng că sunt trataţi ca nişte numere, iar nu ca indivizi sau că se pierd în marea birocraţie.

Ambivalenţa referitoare la organizaţii reprezintă un aspect cheie pentru cei aflaţi în posturi de conducere, care trebuie să stabilească dacă organizaţia din care fac parte este ‘stăpânul’ sau ‘sclavul’ lor.

Dacă organizaţia este privită ca un ‘stăpân’, tot ceea ce există în sistem este privit ca un dat, iar oamenii trebuie să se adapteze structurii, politicilor, obiectivelor, valorilor şi cerinţelor instituite de organizaţie. Rolul managerului este acela de a păstra organizaţia drept ceva sacru şi de a avea grijă ca toţi cei din sistem să se conformeze sistemului din care fac parte.

Organizaţia poate fi privită şi ca un ‘sclav’ sau mai degrabă ca un instrument pe care managerii îl au la dispoziţie pentru a asigura atingerea unor obiective. Dacă o anumită combinare de factori de producţie este ineficientă în a-i conduce pe oameni unde vor să ajungă, acţiunea cea mai potrivită este aceea de a schimba ceva în organizaţie.

Istoria este plină de exemple de manageri care au eşuat în încercarea lor de a schimba organizaţia în aşa fel încât să răspundă cerinţelor situaţiei existente.

În domeniul afacerilor, unele companii precum Procter and Gamble sau General Foods au creat o nouă formă organizaţională numită organizaţia matriceală, care le-a oferit un avantaj concurenţial. Această formă a creat echipe de produs sau de proiect care reuneau angajaţi din mai multe departamente. Fiecare membru al echipei avea doi şefi : liderul echipei de produs şi liderul departamentului. Această nouă formă de organizare a permis echipei să dispună de toate resursele necesare pentru a produce şi a lansa pe piaţă un nou produs într-un timp foarte scurt, datorită faptului că elimina faza în care produsul trebuia să primească avizul tuturor departamentelor înainte de a fi lansat pe piaţă.

Acesta este un exemplu de gândire managerială conform căreia organizaţia reprezintă un instrument care poate fi schimbat şi folosit într-un mare număr de modalităţi pentru a asigura atingerea obiectivelor sau îndeplinirea misiunii organizaţiei.

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

Majoritatea organizaţiilor care urmăresc obţinerea unui profit apar atunci când o persoană (întreprinzătorul) are ideea creării unui produs pe care speră că îl vor dori consumatorii. Principalele sarcini sunt în acest moment obţinerea capitalului necesar finanţării afacerii, obţinerea de materii prime, crearea sau cumpărarea echipamentelor care vor fi folosite, angajarea muncitorilor, producerea şi apoi vânzarea produsului.

Toate sarcinile din organizaţia incipientă îi revin fondatorului, ceea ce conduce la forma de organizare pe care Henry Mintzberg a numit-o structură simplă. O structură simplă este caracterizată de relaţia fondator/proprietar cu toate posturile şi funcţiile angajaţilor.

Puterea este deţinută aproape în exclusivitate de o singură persoană. Luarea deciziilor este simplă şi eficientă; directorul trebuie să se implice în toate domeniile, ceea ce face din structura simplă cea mai riscantă structură.

Pentru împărţirea unei organizaţii în grupuri sau unităţi de muncă, trebuie să se ţină cont de faptul că este importantă gruparea oamenilor în aşa fel încât să fie asigurate comunicarea, coordonarea şi cooperarea dintre oameni şi împărtăşirea unor obiective şi resurse comune.

Literatura de specialitate indică următoarele moduri de formare a grupurilor (H. Mintzberg):

1. Gruparea după cunoştinţe sau abilităţi. Majoritatea universităţilor sunt organizate după arii disciplinare. Funcţiile universitare sunt diferenţiate după nivelul de cunoştinţe (de la preparatori până la profesori universitari). Un alt gen de organizaţii astfel grupate sunt spitalele.

2. Gruparea după procese de muncă şi funcţii (Organizarea funcţională). Majoritatea organizaţiilor care realizează producţie sunt organizate în acest mod. Un număr de oameni sunt implicaţi în producţie, alţii în cercetare şi dezvoltare, alţii în vânzări sau marketing, alţii în finanţe şi contabilitate, şi alţii în funcţiile legate de personal.

3. Gruparea în funcţie de timp. Uneori oamenii sunt grupaţi după perioada în care lucrează (schimburi). Acest mod de grupare poate fi folosit în corelare cu procesele de muncă şi funcţiile.

4. Gruparea după produs sau rezultat. Astfel sunt formate unităţi pe baza produsului sau serviciului rezultat.