Proiectarea organizării și gestionarea personalului

Obiectivele capitolului

Succesul în afaceri nu poate fi obţinut fără alegrea celor mai corespunzătoare persoane şi coordonarea eficientă a eforturilor acestora. În acest capitol se vor prezenta aspectele referitoare le proiectarea organizării şi gestiunea personalului.

După parcurgerea capitolului veţi cunoaşte:

- elementele care trebuie avute în vedere la proiectarea organizării;

- componentele planificării resurselor umane;

- sursele de recrutare a personalului;

- procedura de selecţie a celor mai corespunzătoare persoane;

- orientarea şi pregătirea salariaţilor;

- factorii care influenţează nivelului salariului.

- elementele care trebuie luate în consideraţie la evaluarea performanţelor salariaţilor.

18.1. Proiectarea organizării

Organizarea reprezintă procesul de atribuire a sarcinilor şi coordonare a eforturilor tuturor salariaţilor firmei în vederea atingerii cu maximun de eficienţă a obiectivelor stabilite. Unii întreprinzători consideră că nu este necesară elaborarea unei structuri de organizare, datorită mărimii reduse a firmei. Totuşi, cei mai mulţi salariaţi doresc să cunoască în mod concret care le sunt responsabilităţile şi sarcinile. Fără o înţelegere clară a sarcinilor atribuite, unele activităţi pot fi ignorate în mod deliberat sau omise din greşeală. Lipsa organizării poate duce şi la unele fricţiuni între salariaţii care doresc sau au impresia că realizează aceleaşi activităţi. Un mediu de muncă ambiguu va duce la nerealizarea sarcinilor şi va crea salariaţilor un sentiment de frustrare şi incertitudine asupra viitorului. Într-o afacere incipientă, în care fiecare salariat poate avea un puternic impact asupra succesului sau eşecului firmei, organizarea are o importanţă cu totul deosebită.

Proiectarea organizării în cadrul unei firme noi are în vedere următoarele elemente: descrierea postului, compartimentarea, aria controlului şi delegarea autorităţii.

1. Descrierea postului. Descrierea postului presupune descrierea activităţilor specifice unui anumit loc de muncă. Într-o firmă mică, incipientă, întreprinzătorul poate da salariaţilor doar unele orientări generale privind modul de desfăşurare a activităţii, care pot fi, totuşi, interpretate greşit de salariaţi. Pe măsură ce firma se dezvoltă, activităţile trebuie mai bine definite, însă nu întotdeauna întreprinzătorii fac descrieri ale activităţilor.

Prin descrierea postului se identifică activităţile de executat şi calificarea necesară realizării acestora. Deşi pare uşor de elaborat, descrierea postului este adesea destul de dificilă. Ea cere o deliniere atentă a responsabilităţilor concrete ale postului şi a poziţiei acestuia în cadrul firmei. Descrierea postului trebuie facută pentru fiecare poziţie din cadrul firmei, pentru ca întreprinzătorul să fie sigur că toţi salariaţii ştiu ce au de făcut şi toate posturile sunt complete.

2. Compartimentarea. Modul în care este organizată compartimentarea firmei influenţează comunicaţiile, morala şi performanţele salariaţilor. Există două feluri de compartimentare (organizare) a firmei: formală şi informală.

Compartimentarea formală presupune o structură formală a firmei. Într-o afacere incipientă mai întâlnite sunt compartimentarea funcţională şi compartimentarea ierarhică.

Compartimentarea funcţională este cel mai des folosită în cadrul micilor firme de început. Fiecare persoană este grupată în funcţie de natura activităţii desfăşurate: producţie, marketing, financiar. Această compartimentare promovează specializarea sarcinilor şi este cel mai uşor de realizat. Întreprinzătorul trebuie să determine doar domeniile principale ale afacerii şi compartimentele aferente acestora.

Compartimentarea ierarhică presupune raportarea doar superiorului direct, respectându-se principiul unităţii de comandă. Întreprinzătorul vede firma ca un întreg, atunci când ia deciziile. Aceasta compartimentare se realizează în special în firmele de producţie sau comerciale care au între 8 şi 15 salariaţi şi în care toţi salariaţii sunt implicaţi în realizarea aceloraşi sarcini de producţie.

Compartimentarea informală se bazează pe legăturile naturale şi spontane dintre salariaţii firmei. Poziţia de lider nu are adesea legătură cu sarcinile de muncă. Organizarea informală se poate dezvolta din clicile formate anterior, interese comune, asocieri sau ca un dezacord faţă de structura formală sau politicile firmei. Dacă organizarea informală degenerează, pot fi concediaţi liderul şi câteva persoane apropiate acestuia. Pentru preîntâmpinarea acestei situaţii, structura informală trebuie transformată în una formală.

3. Aria controlului. Aria controlului (norma de conducere) reprezintă numărul de persoane care raportează superiorului. Dacă numărul de persoane este redus, toate persoanele îi vor raporta direct întreprinzătorului. Cercetările arată că mulţi întreprinzători au o arie de control largă, datorită nedelegării sarcinilor.

4. Delegarea autorităţii. Întreprinzătorul eficient va delega sarcinile. Gradul de delegare depinde de mărimea firmei, importanţa deciziilor, natura muncii, concurenţă, încrederea în subordonaţi, energia întreprinzătorului şi spiritul de independenţă al acestuia.

18.2. Gestiunea personalului

Odată proiectată organizarea firmei, întreprinzătorul trebuie să se gândească la angajarea personalului necesar. Întrucât resursele umane sunt foarte costisitoare, chiar şi într-o firmă mică, aceasta nu-şi poate permite să angajeze prea multe persoane, întreprinzătorul trebuind să aleagă cu multă atenţie persoanele cele mai potrivite.

Gestiunea personalului se referă la recrutarea, selecţia, orientarea şi instruirea, compensarea, evaluarea performanţelor acestuia.

Evoluţia unei afaceri este inevitabil legată de abilitatea cu care întreprinzătorul se înconjoară de salariaţi eficienţi şi oneşti. Pentru întreprinzătorul începător, fiecare salariat are un impact esenţial asupra performanţei firmei sale.